5 Tips para ser más organizada con tus tareas

5 Tips para ser mas organizada #organizacion #productividad #emprendedoras #motivacion #gabrielah

A medida que nos vamos desarrollando pareciera que son más las cosas que debemos hacer y poco a poco sentimos que se va formando una gran bola de nieve que en algún momento nos va a llevar puestas.

Desde ya te digo, no tiene por qué ser así.

Vos sos dueña de tus decisiones y por ende, también podés asumir la responsabilidad de organizarte mejor para disfrutar de tu vida.

Para ello hoy te compartiré 5 tips para ayudarte a ser mas organizada.

 

 

Tip 1. Sacate todo de la mente

Cuando sentimos que tenemos una soga al cuello muchas veces no sabemos específicamente qué es lo que nos está atormentando. Tal vez son miedos, problemas no resueltos o simplemente ilusiones que solitas vamos creando de gusto.

Por tal motivo, antes de organizarte, es importante conocer qué es lo que debes organizar.

Sé que suena un poco obvio, pero si te tomás unos minutos para anotar todo lo que tenés en la cabeza a papel te vas a sorprender de dos cosas:

1. Verás que hay preocupaciones por las que no podés hacer nada porque directamente no dependen de vos. Por ejemplo, las opiniones de los demás.

2. Sentirás un alivio tremendo al tener la mente libre de pensamientos.
Una vez que detectes en qué cosas sí podés tomar acción, ya podés pasar a lo que sigue.

 

 

Tip 2. Armá listas por contextos

Probablemente hayas visto por ahí que está bueno armar listas de tareas para ir tachándolas de a una a medida que las vas haciendo. Pero si vamos a la realidad, esto es demasiado abrumador.

Si trabajás, estudiás, tenés una familia que cuidar, etc. y escribís en una sola lista todo lo que tenés que hacer, seguro terminas con una lista de 50 items aleatorios que no tienen nada que ver entre sí. Entonces cuando te determines a ejecutar cada tarea, irás salteando varias y al final perderás la motivación por todo eso que no terminaste. Nadie quiere perder la motivación, amiga, no.

Lo que te propongo hoy, es que en lugar de crear un solo listado, que armes listados por contextos.

Los contextos son lugares o situaciones que reúnen una serie de características muy particulares, en donde estarás más predispuesta a hacer una cosa sobre otra.

Mejor te doy unos ejemplos.

Los contextos que yo más uso para listar mis tareas son:

  • Contexto Compras:

    • Pagar el teléfono

    • Comprar cartucho de impresora

    • Comprar una carpeta A4

    • Cambiar el regalo de mi sobrina

  • Contexto Blog:

    • Actualizar cajetin de suscripcion del footer

    • Subir 1 post por semana (tiene subtareas)

    • Responder comentarios todos los viernes

  • Contexto Casa:

    • Guardar ropa de verano

    • Limpiar ventanas

    • Cambiar ropa de cama

    • Mealprep

Fijate que acá estoy separando las cosas que puedo hacer en la calle vs. lo que puedo hacer en mi casa.

Si por ejemplo, me doy cuenta de que necesito comprar un cartucho para la impresora y no lo pido online, debo realizar esa tarea fuera de mi casa. Entonces listo en el contexto Compras, todo lo que necesito hacer en la calle. Cosa de salir y realizar varias tareas en el camino.

Cuando vos detectes las cosas que debes hacer, notarás que suceden en distintos contextos. No es lo mismo escribir un post para el blog que enviar un email. Entonces cuando recuerdes que debes escribirle un email a alguien, no lo vas a hacer en medio de la redacción de tus artículos.

Sé que al principio esto suena confuso, pero de ahora en más te reto a que anotes las acciones que debes hacer, ordenadas en contextos.

 

 

Tip 3. Creá proyectos por objetivos.

Cuando notas que tenés una tarea que desencadena un tren de tareas, en realidad estás frente a un proyecto. Por ejemplo, la tarea "pintar la cocina" desencadena que tengas que elegir el color, que vayas a comprar la pintura y las brochas, que muevas las cosas, que tapes el piso, que pintes dos capas, etc.

 
 

Probablemente el pintar la cocina forme parte de una renovación general del espacio, por lo que después tendrás otras tareas nuevas. Entonces, en lugar de hacer una lista en el contexto Cocina, directamente creá un proyecto que se llame "Cocina renovada" ya que ese es el objetivo por el cual empezás a realizar los grandes y pequeños cambios.

Ver una lista llamada "Cocina Renovada", es decir, con su objetivo, es mucho más motivador que ver una lista llamada "Renovar la cocina". Al poner el objetivo final como título, podrás visualizar mejor por qué estás haciendo cada mini tarea y así avanzarás con mucha menos fricción.

 

 

Tip 4. Decidí en qué avanzarás este mes

A medida que vayas tomando noción de lo que te toca hacer, es probable que te asustes un poco.

Para evitar la parálisis por análisis, te recomiendo que, de todo lo que hayas notado, elijas sólo un proyecto grande para trabajar por mes, y que cada semana vayas revisando tu progreso y allí determinar cuándo darlo por finalizado para continuar con otro.

Si bien un sólo proyecto puede sonar a poco, hay que reconocer que para vivir bien, en un ambiente agradable, con una buena alimentación, ejercicio, y calidad de sueño, hay otras cosas por hacer, además de trabajar.

Por eso, está bueno que vos disfrutes de cada día, de principio a fin, sin estresarte por todo lo que no llegas a hacer. Para eso, sé realista y admití que el tiempo que tenés es limitado. De esta manera sabrás que no podés hacer el trabajo de diez personas y es tu responsabilidad poner un freno.

 

 

Tip 5. Usa un gestor de proyectos digital para organizar toda tu vida

Un gestor de proyectos digital es un programa creado para aumentar la productividad de equipos, facilitando la tarea de listar proyectos y acciones, en combinación con calendarios y notificaciones.

Mi recomendación es que uses Asana, que además de tener un diseño agradable, tiene una aplicación de celular súper cómoda de usar. Si bien lo usan grandes compañías, es un programa versátil que lo podés usar sola para lo que quieras.

 
 Ph:  Asana

Ph: Asana

 

Tomando en cuenta los tips anteriores, verás que podés crear listas de contextos, listas de proyectos, e incluso podés programar recordatorios para tareas recurrentes, es decir, esas que se repiten cada tanto. Asana tiene un plan gratuito que alcanza y sobra.

Para poder sacarle el máximo provecho al programa y para llevar tu sistema de organización al siguiente nivel, podés inscribirte en Fluir con Asana, un curso online creado para mujeres perfeccionistas que quieren organizarse para dejar sus bloqueos y fluir como el agua.

Lo podés hacer en una semana, y además, si tenés un blog y emprendes online, te comparto trucos productivos y checklists que yo misma uso para mi negocio. ¿Te sumás?

 

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Autora: Gabriela Higa

Hey, soy Gab.

Mi misión es ayudarte a fluir como una ninja para que disfrutes de tu vida, escribiendo a diario en este blog sobre Productividad, Ventas y Visibilidad Online. Tambien ofrezco cursos online para ninjas avanzadas y gestiono cuentas de Pinterest para Empresas.

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