Estas Aplicaciones te ayudarán a ser más productiva

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¿Estás buscando aplicaciones para organizarte y ser super productiva?

En este post te revelo mis 3 aplicaciones favoritas para organizar absolutamente todo.

Como verás, son apps que puedes llevar contigo a todos lados y que te ayudarán a tener tus cosas y tu mente en orden, de manera que puedas enfocarte en lo que quieres hacer en el presente.

Al final, te comparto dos programas extras, que sirven para automatizar lo más aburrido.

Comencemos:

 

1 . Guarda datos importantes en Airtable

Airtable es una base de datos para mentes creativas que se aburren con Excel.

No solo provee hojas de cálculo, sino que te permite crear bases para lo que quieras. ¡Incluso podés subir imágenes directamente a los registros y crear etiquetas de colores!

Tampoco es que te vas a obsesionar con hacer un álbum de fotos o colorear toda la base, pero si sos una persona visual, te va a enamorar.

Airtable te ayuda a ser productiva porque te da un espacio bonito para meter toda la información importante que tienes que tener a mano para avanzar en tus proyectos.

 
Imagen original de  airtable.com

Imagen original de airtable.com

 

Lo podés usar desde la computadora o desde el celular, aprovechando todas sus funciones. Por ejemplo, con el celular podés subir fotos!

En mi caso uso Airtable para registrar gastos, planificar presupuesto (claro, también sirve para insertar fórmulas), seguir mis campañas de Pinterest, etc.

Al ser una base de datos personalizable vos la podés usar para registrar lo que quieras.

 

2. Medita con Headspace (o app similar)

Te descoloqué con esta idea, ¿cierto?

Bueno, resulta que uno de los mitos productivos más grandes que hay es que ser productiva significa terminar las cosas más rápido, y no hay nada más errado que eso.

La idea de buscar la productividad total, tiene que ver con que todo lo que hacés está alineado a tus objetivos y a tu propósito.

Si llegas a ese punto, estarías aprovechando tu tiempo y energía eficazmente.

Ahora, para darte cuenta de qué estás haciendo, está bueno pararse unos minutos en el presente y notar si tus pensamientos te sirven o no.

Yo llevo muy poco tiempo meditando, porque recién el año pasado entendí bien qué era, y te digo que es una de las prácticas más subestimadas para alcanzar la productividad.

 
Imagen original de  heaspace.com

Imagen original de heaspace.com

 

¿Cómo es que te ayuda a ser productiva?

Al concentrarte en tu respiración, o sea, en el ahora, empezás a notar los pensamientos que te distraen constantemente.

A veces sentís que deberías hacer tal o cual cosa, y son simples creencias que no tienen nada que ver con la verdad o con lo que vos realmente querés.

Si creés que meditar es algo demasiado new age, te reto a que pruebes hacerlo solamente una vez. Mira que yo nací en familia cristiana y de cuentos espirituales, me curé de espanto.

Como buena hija de calculín mecánico, soy la persona más práctica que existe. Para mí 1 + 1 es 2, y no me inventes cosas en el aire porque no te las creo.

Con respecto a la meditación, si me hubiesen dicho de entrada que solo se trataba de detenerme a notar mis pensamientos, hoy sería una master.

Pero bueno, mientras tanto me guío con la app Headspace, que aunque es de pago, es genial. Trae animaciones y explicaciones para personas prácticas como vos y yo.

Como alternativas en español existen: Calm, Meditopia, y otros.

3. Organiza y planifica absolutamente todo en Asana

Asana es un gestor de proyectos que se puede usar de forma individual o colaborativa.

Al ser un gestor de proyectos, te permite organizar notas, ideas y recordatorios, y al mismo tiempo podés planificar desde proyectos simples, que duren días, a proyectos grandes, que llevan meses en ser completados.

El nivel de complejidad en la organización lo fija cada usuario y en mi caso lo uso para organizar absolutamente todo. Sí, todo. Hasta esos proyectos paralelos que parecen no tener sentido, pero que me los permito cuando tengo ganas.

 
Imagen original de  Asana.com

Imagen original de Asana.com

 

Al ser un gestor versátil, lo usamos emprendedoras que trabajamos solas, hasta compañías multinacionales como Google y Facebook. Lo podés usar gratis desde cualquier lugar con el celular o desde la computadora. Lo único que necesitas es conexión a internet.

Si usas o conoces Trello, te cuento que es muy parecido, solo que en Asana es mucho más sencillo relacionar proyectos entre sí.

Si por ejemplo, tenés una tarea que al ser completada te ayuda a avanzar en más de un proyecto, en Asana, con solo marcarla como hecha, se completa en todos los lugares en los que aparece.

Según cómo vos tengas organizados tus proyectos, esto te ayuda a avanzar a pasos agigantados en todo lo que hagas. En este workshop gratuito, te muestro cómo lo uso para organizar mi vida personal y laboral. Registrate gratis haciendo click acá.

 

Avanzado: Automatiza procesos con Zapier e IFTTT

Suponete que vos ya estás avanzada en el camino de la productividad y avanzás en tus proyectos como Bruce Lee, y conocés en detalle el paso a paso necesario para completar procesos importantes de tu trabajo.

Ni bien detectes la combinación de dos aplicaciones es momento de crear automatizaciones en programas de integración como Zapier o IFTTT - If This Then That.

 
Imagen original de  zapier.com

Imagen original de zapier.com

Imagen original de beintheknow.co

Imagen original de beintheknow.co

 

¿Por qué sugiero que lo hagas cuando conozcas tus procesos?

Porque las automatizaciones deben ahorrarte trabajo, no creártelo. Si te ponés a automatizar cosas que no conocés, después tenés una linda ensalada con la que no tenés más remedio que tirarla al tacho.

Zapier e IFTTT conectan dos programas entre sí a partir de un disparador, como por ejemplo, cuando alguien te agenda una reunión en Calendly.

Cuando suceda dicho evento, se activa la automatización en otra aplicación, como por ejemplo, crear una tarea en Asana.

Entonces, en lugar de que vos acomodes la reunión manualmente, Zapier o IFTTT lo hacen por vos.

¿Cuál es la diferencia entre estos dos programas?

Que Zapier está más enfocado para empresas y organizaciones, y en el caso de IFTTT está pensado para el usuario general.

O sea que Zapier integra programas más específicos de manera más compleja, e IFTTT es más simple e integra programas de todos los días.

En mi caso en particular uso IFTTT para recibir notificaciones de ventas, a partir de emails con etiquetas específicas, y uso Zapier para registrar el detalle de esas ventas a Airtable.

Cuando me toca organizarlas, no tengo que entrar a las distintas plataformas que uso, sino que directamente voy a Airtable en donde ya están todas registradas y ordenadas.

Lo bueno tanto de Zapier como IFTTT es que vos podés crear tus propias recetas. Por eso, si conocés bien tus procesos, lo programás bastante rápido.

Si querés aprender a automatizar tu negocio con estos dos programas, aprovecha mi curso Robotiza tu Negocio y hazlo paso a paso con guías y tutoriales. Inscribite haciendo click acá.

 

Si tuviera que elegir 1 sola aplicación...

Adivinaste…

Si tuvieran que darme a elegir una sola app para mantenerme productiva, sería Asana.

Mi pareja siempre me hace chistes porque dice que le hago un culto, pero la verdad es que no podría avanzar en mis proyectos si no tuviera absolutamente todo organizado en un solo lugar.

Si me manejase con post its, cuadernos y varios to do lists, lo más seguro es que perdería algo de vista, y estaría avanzando super insegura por no saber qué me está faltando.

En cambio, cuando organizo todo en un solo sistema, es mucho más fácil conectar todas las piezas.

En el workshop Cómo organizar tu vida y tu trabajo en un mismo lugar te muestro mi sistema a fondo, para que vos también te animes a crear el tuyo en Asana.

Allí no solo vas a organizar cosas sino que vas a crear espacio para planificar esos proyectos que venías postergando hace rato.

¿Quién dijo que tus ideas no son importantes ni urgentes?

Si tenés cosas dando vueltas en tu cabeza, está bueno volcarlas a un sistema que te deje ver con claridad cómo avanzar en lo que es importante para vos.

Si vieras mi Asana tal vez te cagarías de risa al ver con qué detalle guardo las cosas de mi perro, pero hey, es mi hijo de cuatro patas!

Incluso tengo una lista de restaurantes a los que quiero ir en mi ciudad y cuando vaya a Europa.

Algunos me llamarán ilusa, pero para mí todo forma parte de un plan.

 

¿Te animás a diseñar y ejecutar el plan de tu vida en un sistema organizado?

 
Workshop Gratis

Entonces participa gratis de este workshop, en el que aprenderás:

  • Por qué debes dejar de gestionar el tiempo

  • Cómo gestionar tus ideas de manera sostenible

  • La estrategia para organizarlo todo en un mismo sistema


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Autora: Gabriela Higa

Hey, soy Gab.

Mi misión es ayudarte a fluir como una ninja para que disfrutes de tu vida, escribiendo cada semana en este blog sobre Estilo de Vida, Productividad y Visibilidad Online.

También ofrezco cursos online para emprendedoras que puedes chequear aquí.

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