Mis Apps favoritas para mantenerme productiva

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Hace un año aproximadamente te compartía las apps que uso para trabajar online en general, y hoy me voy a enfocar en las que me ayudan a mantenerme productiva.

Para empezar te cuento que era una adicta a probar aplicaciones, hasta que me cansé y me quedé con las que usaba a diario.

La verdad es que por más que probase todas, nunca iba a encontrar una que reúna absolutamente todo lo que necesitaba. Bah.. al final te cuento la que yo elegiría sobre todas. pero antes...  te voy a pasar una combinación, tipo receta, de aplicaciones que en conjunto me hacen la vida más fácil.

 

Registra datos en Airtable

 
 Imagen original de   airtable  .  com

Imagen original de airtable.com

 

Airtable es una base de datos para mentes creativas que se aburren con Excel.

No sólo provee hojas de cálculo, sino que te permite crear bases para lo que quieras. Incluso podés subir imágenes directamente a los registros y crear etiquetas de colores! Bueno, tampoco es que te vas a obsesionar con hacer un álbum de fotos o colorear toda la base, pero si sos una persona visual, te va a enamorar.

Lo podés usar desde la computadora o desde el celular, aprovechando todas sus funciones. Por ejemplo, con el celular podés subir fotos!

En mi caso uso Airtable para registrar gastos, planificar presupuesto (claro, también sirve para insertar fórmulas), seguir mis campañas de Pinterest en Boardbooster, planificar contenidos para Instagram, y más.

Al ser una base de datos personalizable vos la podés usar para registrar lo que quieras.

 

Medita con Headspace

 
 Imagen original de   heaspace  .  com   

Imagen original de heaspace.com 

 

Te descoloqué con esta aplicación, ¿cierto? Bueno, resulta que uno de los mitos productivos más grandes que hay es que ser productiva significa terminar las cosas rápido, y no hay nada más errado que eso.

La idea de buscar la productividad total, tiene que ver con que todo lo que hacés está alineado a tus objetivos y a tu propósito. Si llegas a ese punto, estarías aprovechando tu tiempo y energía eficazmente. Ahora, para darte cuenta de qué estás haciendo, está bueno pararse unos minutos en el presente y notar si tus pensamientos son los correctos.

Yo llevo muy poco tiempo meditando, porque recién el año pasado entendí bien qué era, y te digo que es una de las prácticas más subestimadas para alcanzar la productividad.

¿Cómo es que te ayuda a ser productiva? Al concentrarte en tu respiración, o sea, en el ahora, empezás a notar los pensamientos que te distraen constantemente. A veces sentís que deberías hacer tal o cual cosa, y son simples creencias que no tienen nada que ver con la verdad o con lo que vos realmente querés.

Si creés que meditar es algo demasiado new age, te reto a que pruebes hacerlo sólo una vez. Mira que yo nací en familia cristiana y de cuentos espirituales, me curé de espanto.

Como buena hija de calculín mecánico, soy la persona más práctica que existe. Para mí 1 + 1 es 2, y no me inventes cosas en el aire porque no te las creo.

Con respecto a la meditación, si me hubiesen dicho de entrada que sólo se trataba de detenerme a notar mis pensamientos, hoy sería una master. Pero bueno, mientras tanto me guío con la app Headspace, que está en inglés y es genial. Trae animaciones y explicaciones para personas prácticas como vos y yo.

 

Organiza y planifica absolutamente todo en Asana

 
 Imagen original de   Asana  .  com

Imagen original de Asana.com

 

Asana es un gestor de proyectos que se puede usar de forma individual o colaborativa. Al ser un gestor de proyectos, te permite organizar notas, ideas y recordatorios, y al mismo tiempo podés planificar desde proyectos simples, que duren días, a proyectos grandes, que llevan meses en ser completados.

El nivel de complejidad en la organización lo fija cada usuario y en mi caso lo uso para organizar absolutamente todo. Sí, todo. Hasta esos proyectos paralelos que parecen no tener sentido, pero que me los permito cuando tengo ganas.

Al ser un gestor versátil, lo usamos emprendedoras que trabajamos solas, hasta compañías multinacionales como Google y Facebook. Lo podés usar gratis desde cualquier lugar con el celular o desde la computadora. Lo único que necesitas es conexión a internet.

Mira, podría hablarte todo el día sobre Asana, de hecho, acá te comparto un post con las 10 razones por las que te conviene usarlo.

Si usas o conoces Trello, te cuento que es muy parecido, sólo que en Asana es mucho más sencillo relacionar proyectos entre sí.

Si por ejemplo, tenés una tarea que al ser completada te ayuda a avanzar en más de un proyecto, en Asana, con sólo marcarla como hecha, se completa en todos los lugares en los que aparece.

Según cómo vos tengas organizados tus proyectos, esto te ayuda a avanzar a pasos agigantados en todo lo que hagas. En Fluir con Asana, el curso de productividad personal para emprendedoras, podrás ver exactamente cómo se hace.

 

Avanzado: Automatiza procesos con Zapier e IFTTT

 
 Imagen original de   zapier  .  com

Imagen original de zapier.com

 Imagen original de beintheknow.co 

Imagen original de beintheknow.co 

 

Suponete que vos ya estás avanzada en el camino de la productividad y avanzás en tus proyectos como Bruce Lee, y conocés en detalle el paso a paso necesario para completar procesos importantes de tu trabajo. Ni bien detectes la combinación de dos aplicaciones es momento de crear automatizaciones en programas de integración como Zapier o IFTTT - If This Then That.

¿Por qué te sugiero que lo hagas cuando conozcas tus procesos? Porque las automatizaciones deben ahorrarte trabajo, no creártelo. Si te ponés a automatizar cosas que no conocés, después tenés una linda ensalada con la que no tenés más remedio que tirarla al tacho.

Zapier e IFTTT conectan dos programas entre sí a partir de un disparador, como por ejemplo, cuando alguien te agenda una reunión en Calendly. Cuando suceda dicho evento, se activa la automatización en otra aplicación, como por ejemplo, crear una tarea en Asana. Entonces, en lugar de que vos acomodes la reunión manualmente, Zapier o IFTTT lo hacen por vos.

¿Cuál es la diferencia entre estos dos programas? Que Zapier está más enfocado para empresas y organizaciones, y en el caso de IFTTT está pensado para el usuario general. O sea que Zapier integra programas más específicos de manera más compleja, e IFTTT es más simple e integra programas de todos los días.

En mi caso en particular uso IFTTT para recibir notificaciones de ventas, a partir de emails con etiquetas específicas, y uso Zapier para registrar el detalle de esas ventas a Airtable. Cuando me toca organizarlas, no tengo que entrar a las distintas plataformas que uso, sino que directamente voy a Airtable en donde ya están todas registradas y ordenadas. Lo bueno tanto de Zapier como IFTTT es que vos podés crear tus propias recetas. Por eso, si conocés bien tus procesos, lo programás en un pedo.

 

Si tuviera que elegir 1 app...

Adivinaste..

Si tuvieran que darme a elegir una sola app para mantenerme productiva, sería Asana. Mi pareja siempre me hace chistes porque dice que le hago un culto, pero la verdad es que no podría avanzar en mis proyectos si no tuviera absolutamente todo organizado en un solo lugar. Si me manejase con post its, cuadernos y varios to do lists, lo más seguro es que perdería algo de vista, y estaría avanzando super insegura por no saber qué me está faltando. En cambio, cuando organizo todo en un solo sistema, es mucho más fácil conectar todas las piezas.

En Fluir con Asana te muestro mi sistema a fondo, para que vos también te animes a crear el tuyo en Asana.  Te aclaro que no sólo vas a organizar cosas sino que vas a crear espacio para planificar esos proyectos que venías postergando hace rato.

¿Quién dijo que tus ideas no son importantes ni urgentes? Si tenés cosas dando vueltas en tu cabeza, está bueno volcarlas a un sistema que te deje ver con claridad cómo avanzar en lo que es importante para vos.

Si vieras mi Asana tal vez te cagarías de risa al ver con qué detalle guardo las cosas de mi perro, pero hey, es mi hijo de cuatro patas! Incluso tengo una lista de restaurantes a los que quiero ir en mi ciudad y cuando vaya a Europa. Algunos me llamarán ilusa, pero para mí todo forma parte de un plan.

 

¿Te animás a diseñar el plan de tu vida?

Inscribite a Fluir con Asana y animate a hacerlo de una vez por todas.

 
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En Fluir con Asana podrás:

  • Organizar proyectos personales y profesionales en un mismo lugar
  • Fluir en cada proyecto sin bloqueos ni inseguridades
  • Dar lugar a nuevos proyectos creativos
  • Ganar tiempo y energía para hacer lo que más te gusta

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Autora: Gabriela Higa

Hey, soy Gab.

Mi misión es ayudarte a fluir como una ninja para que disfrutes de tu vida, escribiendo a diario en este blog sobre Pinterest para Negocios, Productividad y Visibilidad Online.

Tambien ofrezco un curso online de Asana y servicios de Gestión de Pinterest para emprendedoras y marcas con presencia online.

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