La Guía Simplificada de Asana para Emprendedoras

La guía SIMPLIFICADA de Asana para Emprendedoras #asana #productividad #habitos #emprendedoras #gabrielah

Llegó el momento, señoras y señores. Llegó el momento para explicarles paso a paso cómo usar Asana para organizarse de una vez por todas.

Si estás leyendo esto, probablemente sepas qué es Asana, pero por las dudas te cuento que es un gestor de proyectos digital creado para aumentar la productividad de empresas.

Al ser un gestor versátil, las emprendedoras y autónomas también lo podemos usar sin tener que manejar equipos o grandes organizaciones. El secreto está en saber adaptar sus funciones a lo que nosotras necesitamos.

Por tal motivo, en esta ocasión aprenderás cómo usarlo para gestionar tus tareas y proyectos de forma tal que no tengas excusa para seguir desorganizada.

 

En primer lugar, necesitas crear una cuenta gratuita. Sí, no es necesario pagar por las funciones premium, con el plan gratuito alcanza y sobra.

Según qué tipo de email tengas, vas a poder crear una cuenta personal o una de organizaciones.

¿Cómo es esto? Si vos tenés un email profesional con un dominio propio, como por ejemplo, info@fulanadetal.com, Asana entiende que vos trabajás en Fulana de Tal y te permite crear una cuenta para organizaciones, de manera que cuando otra persona se inscriba con el mismo dominio, pueda formar parte de tu organización.

También podés usar Asana con tu email personal, teniendo en cuenta que en lugar de tener una organización tendrás una cuenta personal con la posibilidad de crear Espacios de Trabajo para agregar a personas a tus proyectos.

De todas formas, sin irnos por las ramas en la parte colaborativa, mejor enfoquémosnos en cómo lo podés usar vos sola como emprendedora, teniendo en cuenta cómo trabajarías por tu cuenta y en caso de delegar tareas, tené en cuenta lo siguiente.

 

 
  Organizaciones vs. Espacios de Trabajo // Imagen: Asana.com

Organizaciones vs. Espacios de Trabajo // Imagen: Asana.com

 

 

Cuenta para Organizaciones vs. Cuenta Personal con Espacios de Trabajo

El beneficio de trabajar con una cuenta de organizaciones es que podés crear equipos y mantener los proyectos cerrados entre equipos. Es decir que, si bien vos trabajás sola, si necesitás delegar parte de tus proyectos a otra persona, podés agregarla a un equipo, para que sólo vea los proyectos que aparecen en ese equipo y no absolutamente todo lo que hagas en tu cuenta.

Ahora, si vos no tenés un email con un dominio propio, y usas un servidor como Gmail, por ejemplo, Asana te hará una cuenta personal. En ese caso, te cuento que podés usarlo igual, delegando tareas como si tuvieras equipos, sólo que vas a tener que crear un Espacio de Trabajo, desde la configuración de tu perfil.

Si vas a delegar algo, podés listar proyectos dentro de un espacio de trabajo para que no se mezcle con tus proyectos personales. Ahora, si decidís subir toda tu información a un mismo espacio (recomendable), crearás un Espacio de Trabajo con tu nombre, como si fueras una organización, y a la hora de invitar a alguien a colaborar debes tener en cuenta que los proyectos que estén configurados como públicos, podrán ser vistos por todos los usuarios que aparecen en dicho Espacio. Entonces cuando tengas algo que quieras mantener privado, debes configurar tus proyectos como tales.

Mi recomendación para mantenerlo sencillo es que en lo posible puedas crear una cuenta de organizaciones y que gestiones todo en un mismo equipo, y cuando llegue el momento de delegar que armes un equipo especial para invitar a otras personas, así no te volvés loca creando equipos cuando en general trabajás sola.

Sé que recién arrancamos y ya te mencioné varias tecnicidades, pero no te preocupes, ahora vamos a ello.

 

Uso de proyectos en Asana

Como habrás notado, mencioné la palabra proyecto en varias ocasiones. Es más, Asana es un gestor de proyectos. Probablemente te preguntes, ¿a qué se refiere Gaby con proyectos?

Mirá, te la hago re simple, un proyecto en Asana es un conjunto de tareas y notas. Cada persona decide qué subir a un proyecto. Un proyecto para mí puede ser un Calendario Editorial, mientras que un proyecto para una colega puede ser Terminar un Sitio Web.

El nombre "proyecto" en Asana, no necesariamente es un proyecto con un objetivo, a menos que vos lo determines. Ahora si hablamos en términos de productividad y organización personal, ahí sí sabemos que un proyecto es algo que queremos hacer y terminar, pero cuando hablemos de Proyectos en Asana es una simple vista que contiene una serie de tareas y notas.

 
 Ejemplo de Proyecto para un Calendario Editorial

Ejemplo de Proyecto para un Calendario Editorial

 

Cuando vos creás proyectos en Asana los podés hacer en forma de lista o de tablero. Cuando elegís el formato de lista, las tareas se listan una debajo de otra, mientras que cuando elegís el formato de tablero, podés crear columnas con tareas en forma de Tarjeta.

Según qué tipo de proyecto tengas, o qué te resulta más fácil de manejar a vos, es que decidirás crear un formato u otro. En mi caso suelo manejarme con el formato de listas porque es más fácil copiar y pegar plantillas de proyectos.

 

Tareas en Asana

Respecto a las tareas dentro de proyectos, también necesito aclarar que en Asana son un ítem que se pueden usar como tareas, notas, recordatorios o divisores de secciones.

Digamos que en la lengua castellana sabemos que una tarea implica acción, pero en Asana, el ítem llamado Tarea va a servir para lo que nosotros querramos. Sé que esto suena un poco confuso, pero si lo empezás a usar verás que no todo lo que listes en un proyecto es una acción.

Por ejemplo, en mi Proyecto en forma de lista, llamado Calendario Editorial, tengo una serie de posts que quiero escribir para el blog, pero también tengo Meses en forma de divisores. Cada uno de los renglones corresponde a una tarea en Asana, y yo decido cómo usar cada una.

Si vamos a los hechos, en realidad, los títulos de los posts tampoco son acciones, sino sirven de recordatorio de lo que quiero escribir en cada oportunidad. Por eso mismo el uso de las tareas en Asana se adapta a tus necesidades y vos lo irás descubriendo a medida que lo vayas probando.

 

Secciones dentro de proyectos usando tareas

Ahora, si decidimos usar las tareas para listar acciones, ahí tal vez tiene más sentido poder marcarlas como hechas. Pero, ¿qué pasa si necesitás crear divisiones dentro de series de acciones? Para eso usas una tarea, a la que vas a escribir dos puntos al final para que forme una sección.

Fijate en el ejemplo, que puse Próximas acciones: y más abajo aparece otro divisor que dice !Esperando:

 
  Los divisores de secciones aparecen en negrita, agregando dos puntos al final de la última palabra.

Los divisores de secciones aparecen en negrita, agregando dos puntos al final de la última palabra.

 

Acá es en donde ves que podés adaptar Asana a lo que se te cante la gana.

 

Opciones de Tareas

Después, cuando te posas en una tarea, verás que se abre una ventanita con una serie de funciones arriba del título de la tarea. Al pasar el mouse por arriba de cada una verás, que a cada tarea le podés asignar un encargado (vos), una fecha límite, subtareas dentro de la tarea, podés ajuntar archivos y seleccionar etiquetas.

 

 
La guia definitiva de Asana
 

 

Al final verás tres puntitos con funciones más avanzadas, como por ejemplo relacionar esa tarea a otros proyectos, o convertir esa tarea en un nuevo proyecto. Claro que esto depende del nivel de complejidad con el que planifiques tus tareas, pero básicamente al ir usándolo en el día a día sabrás qué funciones son ideales para vos.

Por ejemplo, en mi Calendario Editorial, además de saber qué artículos he escrito anteriormente, tengo adjuntos archivos que corresponden a cada uno, para poder acceder a ellos sin tener que salir de Asana.

Ahora, cuando vos te asignás a vos misma una tarea, aparece una función casi mágica, que bien utilizada nos va a ayudar a avanzar en todo lo que nos propongamos sin abrumarnos.

Como verás hasta acá te compartí que podés usar las tareas y proyectos en Asana para lo que se te de la gana, y realmente yo lo uso así, pero la pregunta es ¿cómo saber qué debo hacer cada día? ¿Cómo hago para ver sólo las acciones sin tener que pasear por todos los proyectos?

 

Vista especial de "Mis Tareas"

La función mágica que te mencionaba arriba es la vista de Mis Tareas. En esa vista vos podrás elegir qué tareas hacer hoy y cuáles aplazar para la siguiente semana, o para más adelante.

  Ejemplo: Vista de Mis tareas de HOY

Ejemplo: Vista de Mis tareas de HOY

Cuando empieces a listar las tareas de tus proyectos, es importante que detectes cuáles son las acciones claves para avanzar en cada uno, ya que esas son las tareas que te vas a asignar.

Como vos trabajás sola, no te queda otra que asignarte lo importante a vos y por eso acá hay que tener cuidado de no asignarte absolutamente todo porque después la lista de Mis Tareas va a ser un quilombo. Creeme, yo antes me listaba todo y después me quería pegar un tiro.

Para hacerlo, te recomiendo que te pares en cada proyecto y que mires las próximas acciones claves, y que determines para cuándo deberías hacerlas. Ojo, no te vayas muy lejos, sólo mira las que estén más próximas a vos. Generalmente serían tareas que debes hacer esta semana o la siguiente, como mucho. Si hay tareas que lo ameriten, colocales una fecha.

Luego asignate la primera de las próximas acciones claves de cada proyecto para que aparezcan en Mis Tareas. Una vez que hayas hecho lo mismo en todos tus proyectos actuales, ahí sí podrás ir a organizar la vista de Mis Tareas dándole a cada una la prioridad que necesita.

 Ojo, también podés listarte Subtareas, en caso de que las hayas creado.

Ojo, también podés listarte Subtareas, en caso de que las hayas creado.

 Vos elegís la prioridad de tus tareas en la vista de "Mis Tareas".

Vos elegís la prioridad de tus tareas en la vista de "Mis Tareas".

Cuando te poses en cada tarea en ese listado, al final verás un puntito celeste, que aparece para que lo clickees. Cuando lo hagas, podrás elegir para cuándo marcarlo, entre hoy, próximo y más tarde. Según Asana, Hoy es hoy, próximo es dentro de los próximos siete días, y más tarde significa luego de los próximos 7 días. Si vos les asignaste fechas a tus tareas clave, van a aparecer en la fecha determinada. Pero si vos no les asignaste fecha, van a quedar en la prioridad que les hayas designado.

Entonces, para empezar, lo que podés hacer es listar las tareas importantes para hoy, y cuando las termines, vas acercando las tareas que aparecen dentro de la pestaña "próximo" y así ir avanzando en cada proyecto.

Claro que esto requiere que termines todo lo de hoy y que seas proactiva al acercar las tareas que asignaste para más adelante, por eso, si sabés que es probable que no seas TANN proactiva - la honestidad, ante todo - lo mejor que podés hacer es sólo manejarte con la vista de HOY y asignarle a todas las tareas una fecha, para que aparezcan cuando les toque. Ahora, esto se puede armar a prueba y error y depende de vos mantener el sistema actualizado.

 

Animate a aplicar productivos a la gestión de tareas y proyectos en Asana

En mi caso, lo fui usando así como te expliqué recién hasta que me di cuenta de que podría usar la metodología de gestión de tareas a lo GTD - Getting Things Done, manejándome por contextos y prioridades semanales.

En lugar de tener que pasar por todos los proyectos y asignarme tareas en las que no estaba segura de comprometerme, empecé a hacer revisiones semanales tratando de mantener el sistema lo más simple posible para que pueda depender de Asana sin sentirme abrumada de tanta información.   

Para explicarte este sistema de gestión de Asana, podría escribirte por diez mil horas, pero para que lo veas mejor, decidí armar un video curso en donde te explico paso a paso cómo organizar toda tu vida en un mismo sistema, teniendo en cuenta no sólo tus proyectos actuales, sino proyectos a incubar, tanto personales como profesionales. También tomamos en cuenta esas tareas sueltas que no forman parte de proyectos y toda esa información de referencia que necesitamos para avanzar en lo importante.

La idea de crear tu propio sistema de organización es que seas capaz de fluir como el agua en cualquier situación, pase lo que pase, y que no tengas excusas para no hacer lo que querés hacer. El curso se llama Fluir con Asana, y podés inscribirte hoy mismo haciendo click acá. Es el curso más accesible y transformador que he hecho hasta hoy, y sé que puede cambiarte la vida.

Muchas de las razones por las cuales vivimos estresadas, es porque rompemos las promesas que hacemos con nosotras mismas por planear cosas que nunca llegamos a hacer. Siempre hacemos cosas por los demás, pero cuando se trata de hacer lo que nosotras queremos, nos dejamos para lo último.

La intención de todo este contenido es que te organices para hacer lo que vos querés, sin excusas.

Tiempo tenemos de sobra, lo que tal vez necesitamos todos es saber organizarnos de verdad y que tengamos un sistema que nos muestre el paso a paso sin abrumarnos.

 

¿Te animás a Fluir con Asana?

 

En Fluir con Asana podrás:

  • Organizar proyectos personales y profesionales en un mismo lugar
  • Fluir en cada proyecto sin bloqueos ni inseguridades
  • Dar lugar a nuevos proyectos creativos
  • Ganar tiempo y energía para hacer lo que más te gusta
 

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Autora: Gabriela Higa

Hey, soy Gab.

Mi misión es ayudarte a fluir como una ninja para que disfrutes de tu vida, escribiendo a diario en este blog sobre Pinterest para Negocios, Productividad y Visibilidad Online.

Tambien ofrezco un curso online de Asana y servicios de Gestión de Pinterest para emprendedoras y marcas con presencia online.

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