Trucos para llevar tu Bandeja de Entrada a Cero - todos los días

El correo electrónico hoy por hoy es uno de los medios de comunicación más importantes para asuntos laborales.

El gran problema es, que llena con tanta facilidad, que es muy fácil sentir un estrés terrible al ver miles de mensajes sin abrir, todo el tiempo.

Además de que se pueden perder mensajes importantes, hay que notar que, para nuestro cerebro, el tener muchos mensajes sin abrir,  inconscientemente se puede traducir como correos "pendientes" de leer.

Y creeme que eso te eleva la ansiedad de pensar que nunca llegás a terminar las cosas.

Por todas estas razones, cuando decidas llevar tu bandeja de entrada a cero todos los días, recordá que lo estás haciendo por tu sanidad mental.

Cómo ser productivo con el correo electrónico: En este post te comparto 4 hacks para llevar tu bandeja de entrada a cero todos los días! #gabrielah #productividad #inbox #gmail #gtd


1. Crea sólo 3 carpetas para organizar todos tus mensajes

Este truco es sugerido por David Allen, el autor del método GTD, en donde propone que se organice todo en las siguientes carpetas:

📁 Acción

📁 Esperando

📁 Referencia

Evita obsesionarte con las etiquetas y carpetas.

Al tener sólo estas tres opciones, recordás que el correo electrónico es una herramienta que te permite avanzar en proyectos, no un lugar para guardar toda tu vida.

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En la carpeta de Acción debes colocar los mensajes en los que tengas que tomar acción, ya sea responderlos o algo más, que implique que vos debes hacer algo para enviar a otra persona o para terminar la conversación.

En la carpeta de Esperando, colocas las conversaciones en las que no puedes tomar acción a menos que te den una respuesta.

Y en la carpeta de Referencia, guardás correos que necesitás tener a mano para referencia posterior.

Cualquier correo que no entre dentro de estas categorías, debe ser eliminado. A lo sumo, si te da miedo eliminar todo de golpe, lo puedes archivar.

Lo importante es que tengas presente en qué cosas debes tomar acción y en cuáles no.

Al organizar tus correos en estas tres categorías y eliminar lo demás, es muy, muy probable que reduzcas tu inbox un 80%.


Pro tip:

Si el tomar acción implica más que responder a un correo, utiliza el complemento de Asana para Gmail y agrega el mensaje como el disparador de la tarea que te asignes en este gestor de proyectos.


2. Responde sólo los mensajes que de verdad requieran respuesta y mantenlos simples.

¿Sos de alargar los mensajes por querer ser buena onda?

Te digo la verdad: es al pedo.

Cuando hablás demás, das lugar a que te respondan demás.

Y cuando pasa eso, se arma una cadena de mensajes sin sentido, que se podría haber evitado.

Ojo, sé que sueno mala onda, pero en tal caso, si querés hablar mucho con la otra persona, ¿por qué no llamarla por teléfono?

Es más directo y no te llena la bandeja de entrada.


3. Utiliza plantillas de respuestas

Hay que admitirlo. Es difícil llevar la bandeja de entrada a cero porque tardamos demasiado tiempo en redactar nuestra respuesta.

Para no tener que pensar tanto y perder energía escribiendo muchas veces lo mismo, te recomiendo crear un documento de texto en donde listes todas las respuestas que sueles dar.

Y si trabajas por cuenta propia, lo ideal sería tener un manual de atención al cliente y una guía de respuestas, en donde además de listar los mensajes más frecuentes, tengas una lista de respuestas para casos especiales, como problemas con clientes, comentarios negativos, etc.

Truco para llevar tu inbox a cero

Cuando ya sepas qué respuestas quieres usar de ahora en más, crea plantillas para insertar en tus correos.

Entonces cuando te toque vaciar tu inbox y responder emails, sólo eliges la plantilla que más te conviene, le editas lo necesario y listo.

Si usas gmail, usa la función de Respuestas Predefinidas. Acá hay un tutorial para hacerlo.

Nota: función de “Posponer” en Gmail

Por todos los santos, evita la función de posponer correos. Si no tomas acción en tus mensajes hoy, nada te dice que vayas a tomar acción la próxima semana.

Si no querés tomar acción en un mensaje, pregúntate por qué. Puede que sea un proyecto que tengas que dejar, una persona a quien le tengas que decir que NO, etc. Toma acción lo antes posible y con el tiempo verás que cada semana tienes más y más horas libres para hacer lo que realmente te gusta.


4. Hazlo un hábito

Te cuento algo que tal vez nadie se atrevió a decirte hasta ahora: si por borrar muchos mensajes de golpe, pasás por alto un correo importante, el mundo sigue adelante.

Está todo bien, no es la muerte de nadie.

La verdad es que si alguien quiere decirte algo muy pero muy importante, te va a llamar o te va a escribir varias veces.

Por lo tanto, perdé el miedo de llevar la bandeja de entrada a cero todos los días.

Que sea un hábito tener tu correo electrónico limpio y organizado, más si es una herramienta de trabajo.

Al hacerlo a diario, te darás cuenta de todas las suscripciones que están demás y que debes cancelar, y tendrás cuidado al suscribirte a nuevas cosas.

Si hay días en los que no llegas a limpiar y organizar tu inbox, aprovecha la revisión semanal para hacerlo.

Imagina que todas las semanas puedes cerrar la oficina virtual sabiendo que no tienes nada de qué preocuparte.

Tomaste acción en los mensajes que lo requerían, y aquellos que necesitan la respuesta de alguien más, están ahí esperando a que la otra persona se mueva.

Recomiendo leer: Cómo hacer una revisión semanal efectiva - y sentirte de vacaciones todos los viernes.

¡Tu puedes!

El tener la bandeja de entrada desbordada de mensajes no tiene por qué ser algo normal, y mucho menos, si genera estrés.

La única persona responsable de cuidar tu cerebro sos vos, ¡que el correo electrónico no te enloquezca!

 

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Autora: Gabriela Higa

Hey, soy Gab.

Mi misión es ayudarte a fluir como una ninja para que disfrutes de tu vida, escribiendo a diario en este blog sobre Pinterest para Negocios, Productividad y Visibilidad Online.

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