10 Beneficios por los que vale la pena usar Asana para organizar toda tu vida

10 Beneficios por los que vale la pena usar Asana para organizar toda tu vida #asana #productividad #habitos #apps #gabrielah

Las emprendedoras somos multifacéticas y por lo tanto, cuando se trata de organizar tareas necesitamos un sistema que nos permita volcar absolutamente todo lo que tengamos en  nuestra mente así podemos fluir naturalmente sin estrés.

Si bien podés manejarte con combinaciones de sistemas, como por ejemplo, varios cuadernos, un calendario y un to-do list, ¿por qué no meter todo en un sistema base y listo?

En el post de cómo me organizo con Asana y Bullet Journal, te mostré cómo los combino, pero no te conté en detalle las bondades de Asana y por qué lo elegí como mi sistema principal.

Hoy verás las razones por las cuales Asana podría ser tu compañero ideal.

 

1. Es fácil de usar

De qué sirve tener un sistema que te simplifica la vida si no es fácil de usar, ¿cierto?

Resulta que vos podés aprender a usar Asana en menos de una hora y adaptarlo a tu sistema actual, en la medida que quieras. Para usarlo sólo necesitás conexión a internet y un navegador.

 
 Imagen original de  Community Asana

Imagen original de Community Asana

 

También podés usar la aplicación móvil (iOS y Android), que es una versión simplificada para que lo uses sobre la marcha, sabiendo que todo lo que subas desde el celular se sincronizará en la nube al toque.

 

2. Podés usarlo para lo que quieras, incluso para las cosas de tu mascota

Olvidate de que lo usan equipos como Facebook o Google, Asana es tan versátil que vos lo podés usar tanto para listar las tareas más importantes de la semana, como para subir ideas de muebles que quieras comprar para la cocina que estás planeando renovar. Y claro, administrar ese proyecto de renovación que están soñando hace rato con tu pareja.

En mi caso, hasta tengo creada una lista de compras y tareas para el cuidado de mi perro!

 Mi perro estuvo enfermo varios meses, por eso fui recolectando todo y así evitar cualquier estrés.  Aprende a personalizar y gestionar tus listas en el curso Fluir con Asana haciendo click acá.

Mi perro estuvo enfermo varios meses, por eso fui recolectando todo y así evitar cualquier estrés. Aprende a personalizar y gestionar tus listas en el curso Fluir con Asana haciendo click acá.

Por otro lado, originalmente, Asana sólo te daba la opción de crear proyectos en forma de listado, pero hace un tiempo agregaron la vista de tablero, para que nos dejemos de joder con Trello.

Si te acostumbraste a manejarte con columnas y tarjetas, ahora lo podés hacer sin drama. Yo lo uso para subir fotos y recetas de comidas que quiero probar.

 

3. Podés personalizar todo

Una de las cosas que más me ha costado organizar en mi vida antes de Asana, eran aquellos proyectos que tenían varias capas de tareas. Por ejemplo, si tenía que ir a hacer un trámite, no sólo podía depender del recordatorio de la fecha en el calendario, sino que necesitaba un checklist con los papeles y documentos que tenía que preparar. Ni hablar si uno de los documentos debía ir a buscarlo a otro lado.

Resulta que en este gestor de proyectos, podés usar las tareas como ideas, notas o recordatorios, y dentro de ellas podés listar series de subtareas.

Las subtareas muestran las mismas funciones que las tareas normales, por ende, podés crear dentro de ellas otro listado de subtareas. Ojo, acá la idea no es que hagas listas interminables, sino que está bueno tenerlo en cuenta para esas tareas que requieren series de acciones importantes para ser iniciadas.

 
 Si necesitás subir documentos para imprimir después, lo podés hacer con la función de Adjuntar.

Si necesitás subir documentos para imprimir después, lo podés hacer con la función de Adjuntar.

 

 

En el caso de tener que hacer un trámite X, en una misma tarea puedo listar los papeles que necesito, puedo subir PDFs, adjuntar una imagen con el mapa del lugar al que tengo que ir.

Si uno de los documentos requiere elementos adicionales, abro una lista de subtareas sólo conectados a ese documento, no a todo el trámite. Incluso, puedo crear una subtarea que me notifique el día anterior para recordarme que debo tener listos los papeles para esa fecha. Allí lo único que debo hacer es ver todo lo que tengo listado en la tarea y listo.

 

4. Podés crear plantillas de checklists de cualquier tipo

Así como podés personalizar las tareas y proyectos, cuando detectes series de tareas que se repitan en varias ocasiones, podés crear un checklist tipo plantilla para copiar y pegar cada vez que lo necesites.

Uno de los trucos más efectivos para hacer todo lo que querés, es usar checklists súper detallados, que sólo necesitás pensarlos bien una vez. Después, cuando llegue el momento de realizar la tarea, usás una copia del checklist y empezás a marcar cada subtarea. De esta manera, sentirás que con menos esfuerzo hacés más, porque tenés todo estructurado en forma de plantilla.

En mi caso lo uso cada vez que hago un webinar o cuando subo artículos, lo mismo cuando armo lecciones de cursos o cuando hago la revisión semanal.

 
 

 

5. Podés crear tareas y recordatorios recurrentes

A medida que le vas agarrando la mano al sistema, verás que además de fijar fechas, podés elegir que algunas tareas sean recurrentes. Es decir que podés programar un recordatorio o una tarea que sepas que debas realizar todas las semanas o todos los meses, para no tener que depender de tu cerebro o de escribirlo siempre en tu calendario.

Por ejemplo, en mi caso tengo activada la tarea recurrente de la revisión semanal de los viernes. También tengo un recordatorio que me salta los martes, indicándome que al día siguiente va a pasar el camión de reciclado de la municipalidad a primera hora, así preparo las cajas y bolsas que voy juntando en la semana con dicho fin.

 Cuando elegís una fecha, hay una opción que dice "Set to Repeat". Allí podrás elegir la frecuencia y la hora a la que necesitás que Asana te haga recordar cada tarea.

Cuando elegís una fecha, hay una opción que dice "Set to Repeat". Allí podrás elegir la frecuencia y la hora a la que necesitás que Asana te haga recordar cada tarea.

De esta forma, me olvido totalmente de esas tareas, pero gracias a este sistema, sólo las recuerdo cuando debo hacerlo. Ya no me golpeo la frente diciendo: “Uyy!! Cierto que hoy pasa el reciclado!!! No preparé nada!!!”

Por las dudas te recomiendo que te marques recordatorios de a poco, y que sólo programes aquellos que de verdad vas a realizar. Si no, el hecho de ver acumular tareas y recordatorios puede ser más estresante que no tenerlos. Empezá de a poco y a medida que te vayas sintiendo cómoda, vas agregando más.

 

6. Podés sincronizarlo con Google Calendar

En cada proyecto verás que además de la lista de tareas, podés ver un lindo calendario con las fechas que fuiste fijando cada día. Si actualmente usas Google Calendar, podés descansar tranquila sabiendo que podés importar tu calendario de Asana para que se sincronice con tus eventos de Google.

Para ello elegís el proyecto que quieras agregar, y en la opción de "Sync to Calendar..." copiás la URL especial para exportarlo a Google Calendar.

Después, en G. Calendar en la pestaña que dice de “Agregar Calendario”, verás que hay una opción para importar un calendario desde una URL. Allí pegas el de Asana y listo!

 Vista de Asana

Vista de Asana

 Vista de Google Calendar

Vista de Google Calendar

 

7. Podés combinarlo con Gmail

Si trabajás online seguramente más de la mitad de tus tareas están relacionadas a conversaciones de emails con clientes, proveedores, socios, etc. y por más que ellos no usen Asana, vos podés mantener un registro de todo lo conversado y, a partir de ellos, crear tus propios proyectos.

Para ello necesitas instalar el complemento de Asana para Gmail, y una vez activo, al lado de cada mensaje verás un botón con el que podrás enviarte el email a tus tareas. Desde tu panel de Asana podés gestionar esa tarea y convertirla en proyecto, enviándola a un proyecto ya creado, agregándole fechas, subtareas, etc. como si la estuvieras personalizando desde cero. ¿No es genial?

 

8. Podés invitar colaboradores

En realidad Asana está creado para equipos, pero bueno, nosotras lo podemos usar solas. Ahora, si trabajas con un asistente o tenés equipos que dependen de vos, podés crear proyectos para cada equipo, y asignar tareas con las mismas características mencionadas anteriormente a cada integrante. No sólo podés indicarle lo que necesitás que haga, sino que se pueden armar conversaciones en cada contexto para que no se pierda nada.

 
 Vista de ejemplo del  blog de Asana .  

Vista de ejemplo del blog de Asana. 

 

Hay personas que usan esta función para trabajar con clientes. Yo en su momento lo he hecho, y en caso de que vos decidas hacerlo, te recomiendo crear un mini tutorial para tus clientes así siempre se encuentran en la misma página.

 

9. Podés subir archivos ilimitados

¿Viste cuando le sacás una foto a algo para usarlo como recordatorio y no sabés en dónde meterlo para que no se te pierda? Bueno, con Asana lo podés hacer. O si estás creando una presentación o documento en colaboración, y querés tenerlos súper accesibles para todos, los subís al proyecto y contás con la tranquilidad de saber que se puede descargar desde cualquier lugar.

El límite de capacidad es de 100 mb por archivo, sin límite de archivos (sí, hasta en el plan gratuito!). Si querés adjuntar elementos más pesados, podés sincronizarlos desde Drive o Dropbox, uniendolos con un enlace.  Igualmente, Asana no está creado para almacenar archivos sino para lograr objetivos, por eso, el saber que podés conectar todo a este sistema te ahorra todo ese espacio mental de tener que recordar en dónde guardaste cada cosa.

 Para adjuntar un archivo, hacé click en el ganchito y elegí la fuente.

Para adjuntar un archivo, hacé click en el ganchito y elegí la fuente.

 

10. Lo podés usar GRATIS!

Después de ver todo lo que podés hacer con Asana, el que sea gratis es la frutillita del postre que hará que lo pruebes hoy mismo.

Más allá de que ofrezca planes premium con funciones más avanzadas, con el plan gratuito te alcanza y sobra!

¿Te animás a probarlo hoy?

Mira que no soy afiliada ni nada, te lo recomiendo porque a mí me ha cambiado la existencia.

Si ya lo venís usando por un buen rato, pero no sabés cómo combinarlo con toda tu vida, en el curso Fluir con Asana te mostraré cómo organizarte productivamente en todos tus contextos para que adaptes tu sistema en Asana para lograr tus objetivos de verdad. Como el curso todavía no está publicado, podés adquirirlo primera con un mega descuento de pre venta haciendo click acá.

Espero que te sumes al flow ninja,

Te leo

Gab,-


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Autora: Gabriela Higa

Hey, soy Gab.

Mi misión es ayudarte a fluir como una ninja para que disfrutes de tu vida, escribiendo a diario en este blog sobre Pinterest para Negocios, Productividad y Visibilidad Online.

Tambien ofrezco un curso online de Asana y servicios de Gestión de Pinterest para emprendedoras y marcas con presencia online.

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