Cómo Organizo mi Vida y mi Negocio con Asana gracias al método GTD

Cómo organizo mi vida y mi negocio con Asana y GTD #asana #gtd #metodogtd #organizacion #productividad

¿Alguna vez tuviste la sensación de que cuanto más avanzás en tu proyecto, más lejos se siente la meta?

Yo me he sentido así por mucho tiempo desde que tengo memoria, y la verdad que es horriible porque a pesar de lograr un montón de cosas, nunca me sentía completa ni feliz de lo que estaba haciendo.

Fue hasta hace unos meses que decidí replantear mi existencia y poner en práctica distintos métodos productivos para poder sentir que puedo disfrutar cada logro sin sentir que todavía le debo algo de trabajo al universo.

Obviamente esto tiene una pizca de espiritualidad y mentalidad, pero entre tantos quehaceres, entre el negocio, mi casa y mis hijos de cuatro patas, esa parte quedaba solía quedar relegada.

Me mata cuando te dicen que pienses en el propósito de tu vida, como si el agujero de la persiana rota no interfiriera en absoluto en tu visión del universo.. por favor, señores!!!! Pongámonos serios.

Trabajo, dinero, comida, veterinario, medicamentos, trabajo, dinero, comida, veterinario, medicamentos… y aún avanzando en ciertos aspectos, sentía que el agujero en el que me estaba metiendo era cada vez más profundo.

 
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Cuando llegué al límite de esa voltereta, empecé a hacer menos, porque total, aún esforzándome no me sentía realizada, y fue en ese momento, en el que dejé de esforzarme, que me di muy fuerte contra la pared.

Tuve un lanzamiento horrible y la excusa que usé fue que mi bebé de cuatro patas se había enfermado tan mal que lo tuvimos que sacrificar, y que yo no tenía por qué esforzarme demás en lo laboral si ya había gastado todas las pilas en lo personal.

En otras oportunidades, me hubiese esforzado más en lo laboral para distraerme de lo personal, pero esta vez tiré la toalla y me hice la exquisita.

Aposté a lo menos posible, porque “hey, la vida me tiene que recompensar mi pérdida. No todo depende de mí”, pensé. 

Pero por experiencia sabía que estaba evadiendo tareas importantes que en realidad sí dependían de mí, pero no quise esforzarme.

Es cierto. Tendría que haber parado o descansado, en lugar de ejecutar un plan tan vago. Pero aún descansando, me iba a sentir mal por no hacer nada, y por eso decidí hacer “algo, por lo menos”.

Luego de ver los resultados de mi lanzamiento, me choqué contra el propio muro que yo misma había creado. Era obvio. Hacer “lo menos posible” nunca estuvo en mi visión de trabajo.

Me senté a escribir en papel todo lo que había hecho bien o mal, y todo lo que había decidido NO hacer.

Ahí me di cuenta de que esas tareas NO implicaban mucho trabajo para hacer, pero eran tareas que requerían mi mejor energía.

No era cuestión de hacer mucho o poco, sino de hacer lo que para mí era mejor,

- que en ese momento, hubiese sido descansar y recuperarme para lanzar bien.

Además de descansar, luego tendría que haber implementado un sistema de trabajo que me permitiese seguir aún estando con niveles bajos de energía, porque la vida es impredecible y uno nunca sabe qué desafíos acontecerán en el camino.

El estar descansada y con energía tampoco era garantía de ejecución efectiva.

Y el tener claro tu propósito de vida, menos...

Para ese entonces ya había probado sistemas productivos como los siguientes:

  • Escribir Listas de tareas tipo TO-DO cada día, para tachar las tareas completadas: mis listas eran interminables y no terminaba una chota.

  • Reducir esas listas de tareas a 3 tareas claves: Podía listar las 3 tareas clave, pero me sentía mal al postergar otras mini tareas, que en la imagen final también eran importantes.

  • Dejar anotadas las tareas del dia siguiente antes de irme a dormir: La lista era la misma chotada, así que me iba a dormir bien para encontrarme al día siguiente con esa consecución de tareas estresante.

  • Empezar cada día preguntándome mi: “para qué”.... sin comentarios.

  • Poner el teléfono en modo avión para no distraerme a la mañana: Ya era costumbre porque odio el whatsapp y las notificaciones de todo tipo.

  • Método Pomodoro: Ejecutar tareas de manera enfocada por lapsos ininterrumpidos de 25 minutos, con 5 minutos de descanso. Idealmente se trabaja en 4 bloques de 25 minutos con descansos de 5 minutos entremedio, y media hora de descanso entre cada bloque. Por día podía meter 3 bloques, y me sentía bien porque avanzaba mucho, pero aún así al final de cada jornada no estaba segura de estar alcanzando los grandes objetivos.

  • Planificación semanal dominguera: Los domingos me sentaba a planear las tareas importantes a realizar de lunes a viernes, bloqueando horarios productivos para distribuir mi energía y creatividad según las tareas asignadas.

La combinación del método dominguero con el pomodoro había sido la forma más certera de realizar mis actividades efectivamente, combinandola con la poderosa herramienta Google Calendar, peeeeeeero todavía quedaban relegadas cosas extralaborales, como el orden y los arreglos de la casa o las mejoras de mis hábitos alimenticios - porque convengamos que el mealprep a veces lo hago para el culo y me alcanza para tres días, después meto fideo y bife como loco - y ni que hablar del cuidado de mis relaciones, tanto con mi pareja como con mi familia y amigos.

Al final había decidido trabajar por mi cuenta para ser una esclava de mi propia trampa.

¿Cómo era posible que no tuviera tiempo para ir a ver a mi ahijado?

Claro, la excusa siempre estaba: “Trabajo por mi cuenta y por eso, los fines de semana descanso para estar pilas toda la semana.

En ese descanso no me puedo ir de joda o ver a mis amigos porque si no, no rindo…” ahora que lo leo, veo que esta idea no tiene pies ni cabeza.

Algo me estaba faltando. 

Probablemente el universo ma haya tirado pistas de lo que me tocaba hacer, pero estaba tan metida en la “gestión del tiempo” que nunca calculé otras cosas, muy importantes, como la gestión de las tareas.

Hay una gran confusión respecto a la gestión del tiempo, y es que, en realidad, el tiempo no se puede gestionar.

Si no, podríamos encontrar la manera de producir más horas, pero no...

Todos tenemos las mismas 24hs…

En cambio, las tareas sí se pueden gestionar, ya que se pueden crear o eliminar. 

Fue en medio de esa búsqueda faltante que conocí cómo funciona Asana gracias a una bloggera americana llamada Megan Minns, a quien le debo mi vida por crear dicho material.

 
curso de asana
 

ATENTI: Asana es un gestor de proyectos, creado para que organizaciones como Google, puedan alcanzar sus objetivos y medir la productividad de sus equipos. Conocé 10 razones por las que te conviene usarlo, en este post.

Yo ya estaba usando el Asana para listar mis tareas, pero no me había dado cuenta de que se podían crear subtareas y que cada subtarea podía tener una fecha propia. 

No sé cómo explicarte la dimensión de esta función... O sea...

Quedé así:

O sea que, en lugar de tener una lista interminable de tareas, pasé a tener listas dentro de listas.

Y como luego descubrí que se podían relacionar tareas y subtareas con otros proyectos, sabía que al completar algunas iba a avanzar en otras.

Aguantá, sé que suena a algoritmo matemático...

Por favor, colega, te aviso algo.

Antes de poner alguno de estos consejos en práctica, leé este post hasta el final. Sí o sí necesito cerrar la idea para que conectes todos los puntos de productividad que te ayudarán a trabajar con menos estrés.

Ahora sí, volviendo a la idea de hacer listas dentro de listas para aprender a “gestionar” tareas en lugar de tiempos, vamos a ver algunos ejemplos.

Empecemos con un ejemplo profesional:

Al realizar un webinar o una clase virtual en vivo, hay muchísimas subtareas que hacen que uno finalmente pueda hacer el webinar.

Y son subtareas tan simples y pavas como “Crear un Link personalizado en Bit.ly”.

Esa tarea lleva literalmente 2 minutos, pero el hacerlo me habilita para crear posts promocionales para Facebook.

¿Cómo se ve esto en una lista con subtareas?

Tarea: Hacer un webinar el 11 de enero.
Subtareas:

  • Definir temática

  • Definir título

  • Definir 3 puntos a desarrollar en el webinar

  • Definir fecha y horario según audiencia

  • Crear carpeta de Google Drive

  • Crear proyecto en Asana

  • Copiar y pegar Checklist (este mismo)

  • Crear estructura en borrador en Google Docs

  • Crear presentación en Powerpoint: atención esto lleva 2 bloques mínimo.

  • Crear página de confirmación de registro

  • Crear formulario de registro

  • Conectar página de confirmación con formulario

  • Crear secuencia de autoresponder de confirmación de registro

  • Tomar Link de formulario y crear Link en Bit.ly para uso posterior en RRSS

  • Buscar fotos de stock para promo

  • Crear gráfica en Canva usando plantilla (está la plantilla creada? donde?)

  • Gráfica para Pinterest

  • Gráfica para Facebook

  • Gráfica para IG

  • Guardar gráfica y fotos de stock para promo en G. Drive.

  • Programar Posts para Pinterest con link de Bit.ly

  • Programar Posts para Facebook con link de Bit.ly

  • Programar Posts para IG (ojo colocar link de Bit.ly en perfil antes)

  • Sigue….

Llamame obsesiva o como quieras, pero después de hacer más de 15 clases en vivo, puedo decir que estas son algunas de las tareas clave necesarias para una ejecución efectiva.

Hasta acá lo que ves es una consecución de tareas. 

El terminar una me da lugar para avanzar hacia la siguiente.

Si a esta consecución le agrego el factor tiempo… preparate para volarte la peluca.

Mirá cómo quedaría:

Tarea: Hacer un webinar el 11 de enero.
Subtareas:

:::: 30 días antes :::::

  • Definir temática

  • Definir título

  • Definir 3 puntos a desarrollar en el webinar

  • Definir fecha y horario según audiencia

::::: 20 días antes :::::

  • Crear carpeta de Google Drive

  • Crear proyecto en Asana

  • Copiar y pegar Checklist (este mismo)

  • Crear estructura en borrador en Google Docs

  • Crear presentación en Powerpoint: atención esto lleva 2 bloques mínimo.

::::: 15 - 10 días antes ::::::

  • Crear página de confirmación de registro

  • Crear formulario de registro

  • Conectar página de confirmación con formulario

  • Crear secuencia de autoresponder de confirmación de registro

  • Tomar Link de formulario y crear Link en Bit.ly para uso posterior en RRSS

  • Buscar fotos de stock para promo

  • Crear gráfica en Canva usando plantilla (está la plantilla creada? donde?)

  • Gráfica para Pinterest

  • Gráfica para Facebook

  • Gráfica para IG

  • Guardar gráfica y fotos de stock para promo en G. Drive.

  • Programar Posts para Pinterest con link de Bit.ly

  • Programar Posts para Facebook con link de Bit.ly

  • Programar Posts para IG (ojo colocar link de Bit.ly en perfil antes)

  • Sigue…. hasta la ejecución del webinar.

  • PSSssst! Si querés adquirir checklists como éstos, te los doy completos en mi curso Fluir con Asana!

Viendo esta secuencia, si sabés que planificaste un webinar para el próximo mes, podés colocar en tu calendario la primera acción de cada bloque de mini tareas, porque así vas avanzando. 

En el ejemplo, si sé que el webinar es el 11 de enero, el 11 de diciembre me asigno la simple tarea de “Definir temática del webinar del 11 de enero”, sabiendo que luego continúo con lo que sigue.

A lo sumo para el 18 de diciembre, ya tendré bien bien claro hacia dónde enfocar mis contenidos en redes sociales… Jaaa

Luego, la semana del 20 de diciembre me enfoco en el contenido, para después hacer la parte divertida, que es la promoción.

En el Asana, copio y pego mis checklists pre armados y al momento de ejecutar las mini acciones, voy avanzando así:

 
 

Si yo no tengo un orden coherente con tiempos prudentes para ejecutar las tareas importantes como la creación de la estructura del webinar, es probable que llegue la fecha y que pierda tiempo en las gráficas, resultando en una transmisión de baja calidad.

Si doy algo de baja calidad bajo consciencia, creeme que mi semana no termina muy feliz.

El “descanso” del fin de semana es una tortura, porque sé que lo que tendría que haber hecho bien, lo hice mal...

Ni hablar con esas promesas personales que acostumbré a romper cada semana.

Hablando de promesas personales...

Esta metodología de “gestión de tareas" aplica a cualquier cosa, no sólo tareas laborales.

Por ejemplo, si una de las cosas que ocupa lugar en mi cabeza es el ordenar mi closet, evidentemente si puedo gestionar un webinar, con la presión que ello implica, podría limpiar mi closet sin problemas.

¿Cómo lo planifico?

Tarea: Ordenar el Closet antes de navidad
Subtareas:

  • Buscar una caja o bolsa grande en donde meter la ropa que quiero regalar o tirar.

  • Separar items que no haya usado en este temporada y meterlos en la caja.

  • Bajar y vaciar valija con ropa de verano

  • Guardar abrigos en dicha valija

  • Separar ropa que haya que lavar antes de guardar.

  • Colgar ropa de verano que seguro vaya a usar.

  • Separar items de verano que no tenga ganas de usar y meterlos en la caja para donar.

  • Subir valija con ropa de invierno.

Otra “tarea” puede ser personal, como en mi caso, ir a visitar a mi ahijado que vive RE LEJOS.

El ir a visitarlo implicaba estas tareas:

Tarea: Ir a ver a Randy.
Subtareas: 

  • Hablar con los padres.

  • Buscar transfers.

  • Llamar a los transfers.

  • Reservar.

  • Separar un regalo para Randy.

  • Reprogramar tareas de ese día para el siguiente día hábil.

Reconozco que soy re obsesiva, pero las listas con subtareas han sido mi salvación.

Con saber exactamente qué debo hacer para alivianar la presión de mi mente, es mucho más fácil gestionar y poner en su lugar cada mini tarea por más simple que sea.

Ojo, no sólo es cuestión de hacer listas interminables...

Con estos ejemplos te muestro que en realidad los pasos para llegar a cumplir esas tareas, en general, son pasos que llevan pocos minutos o poca energía.

Ahora.. ¿cómo se gestionan todas estas tareas en el día a día?

El truco ahora está en que puedas organizar tus tareas y así elegir cuáles vas a hacer, cuándo las vas a hacer y cuáles vas a postergar y/o descartar.

el método para organizar todas tus tareas

Ahora sí, es momento de decirte que el 80% de esta metodología de trabajo se lo debo al genio de David Allen, autor de Organízate con Eficacia - en Inglés es más conocido por Getting Things Done, es decir, el famoso Método GTD.

Si te gusta leer o escuchar audiolibros, te lo recomiendo con el aviso de que el libro es bastante pesado. No es algo para leer en un fin de semana, requiere atención y tiempo de implementación.

El objetivo del médoto GTD es ayudarte a organizar tus tareas de forma que puedas experimentar una productividad feliz  y libre de estrés.

El autor sostiene que deberíamos ser intencionales en todo lo que hacemos, y que deberíamos poder fluir como el agua, estando totalmente presentes en cada cosa que decidamos hacer.

Si decidimos descansar una tarde, el objetivo del GTD es que esa tarde no pienses en nada laboral.

Que si decidís ver una serie en Netflix, que estés totalmente presente disfrutando de la serie sin sentirte culpable por las tareas que antes creías que deberías estar haciendo.

Ahora, te aviso que este libro NO te enseña a priorizar ni a encontrar el propósito de tu vida, sino que te enseña a administrar tus ideas. Al tener claras todas tus ideas, decidirás qué tareas vas a hacer y en qué momento.

David Allen se enfoca en la gestión de las tareas, dejándote a vos la responsabilidad de priorizar cada proyecto según lo que sea importante para tu hoy y ahora.

Da igual que quieras salvar a la humanidad o que quieras catar cerveza artesanal, ese es tu problema.

Lo importante es que hagas lo que decidiste hacer estando totalmente presente en cada actividad.

El GTD es un método que consta de 5 pasos:

  1.  Capturar

  2. Clarificar / Procesar

  3. Organizar

  4. Revisar

  5. Ejecutar

Para resumir cada paso, puedes anotarte a mi workshop gratuito, y también puedes guardar esta infografía super hiper simplificada:

Médoto GTD de David Allen #infografia #metodogtd #productividad #organizacion


Cómo aplicar este método a tu vida y organizarlo todo

Colega, vos sos libre de elegir el método que más te guste.

Si este artículo te hizo ruido, te recomiendo tomes mi workshop gratuito aquí, en el que te explico cómo organizar tu vida y tu trabajo en un mismo lugar usando el método GTD, ya que de esta manera comprenderás cuál es la metodología que usarás para administrar tus ideas.

A partir de ahí, elegirás un sistema de gestión de proyectos y otro de organización para mantenerte al día. 

Cada quien tiene su propia receta de acuerdo a su estilo de vida, y por más que yo te comparta mi sistema, lo que más te recomiendo hacer es probar y ver cuál se adapta a tus necesidades.

Te diría que para elegir tu método pienses en estos factores:

1. Buscá un método que te permita gestionar tus proyectos laborales Y personales.

Tu cerebro no es capaz de distinguir qué cosas pertenecen a tu trabajo y cuáles a tu familia. Tus ideas siempre forman parte de un todo. El método GTD la rockea en este sentido.

2. Buscá un método práctico que te permita tomar en cuenta esas tareas simples,

.. que forman parte de tu día a día. como por ejemplo, cambiar el cartucho de la impresora o comprarle comida al gato. Si no sabés cómo gestionar esas tareas pedorras, ¿qué te dice que podés pensar en tu visión a diez años?

3. Definí qué soporte de organización te sirve más

¿Preferís tener todo ordenado en un sistema digital o preferís tener un sistema analógico (carpetas, bandejas, cuadernos)? ¿Podrías combinar un sistema digital con uno analógico? ¿Qué te resulta más simple?

4. Buscá un método que te motive a ejecutar, más allá de planificar.

Al final, el objetivo de elegir un método de organización es permitirte lograr tus objetivos, de la forma más simple posible.

De nada sirve instalar diez mil sistemas o aplicaciones, y que después termines no haciendo nada o atrapada en la planificación eterna.

Si quieres aprender cómo funciona el método gtd para aplicarlo a toda tu vida, te espero en este workshop gratuito:


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Autora: Gabriela Higa

Hey, soy Gab.

Mi misión es ayudarte a fluir como una ninja para que disfrutes de tu vida, escribiendo a diario en este blog sobre Pinterest para Negocios, Productividad y Visibilidad Online.

Tambien ofrezco un cursos virtuales para emprendedora, que puedes chequear aquí.


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