La forma más fácil de organizar tus archivos para que no se pierda nada

La forma más fácil de organizar tus archivos para que no se pierda nada #organizacion #productividad #emprendedoras #negociosonline #gabrielah

Bajaste fotos de stock hermosas para un post.

Creaste imágenes divinas en Canva.

Escribiste el borrador de tu próxima presentación.

Te enviaron las respuestas a un formulario para tus asesorías.

Grabaste un video familiar con tu celular y lo pasaste a la compu.

La pregunta es.. ¿cómo organizas todos esos archivos para que después los puedas encontrar rápido?

Hoy mismo te voy a pasar EL truco para que sepas cómo organizar tus archivos de forma tal que sepas exactamente en dónde encontrar cada elemento sin perder un segundo.

Te comento que para esto es necesario que separes unos minutos, o un par de horas, depende, para reorganizar el quilombo que fuiste creando hace años.


¿Te cuesta hacer la revisión semanal de tus metas?

 
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No me importa que sólo uses un disco duro o que guardes cosas en la nube. Primero elegí 1 lugar adonde vas a enviar todo, ya que necesitas un punto de partida. La idea es que puedas crear un arbol de carpetas que se vayan abriendo según la especificidad de cada tipo de archivo.

Una vez que elijas ese lugar, pensá en los distintos contextos en los que usas tus archivos. ¿Trabajas con un blog? ¿Manejás archivos de clientes particulares? ¿Estás creando un curso?

Supongamos que mientras creas tu blog para vender tus propios cursos, estás ofreciendo servicios como Freelance. Las carpetas base que podrías armar son Trabajos Freelance, Blog, Cursos Online. Tal vez en los tres contextos uses imágenes, pero eso no significa que las tengas que guardar todas juntas, sino que es más fácil ordenar cada una en donde corresponde.

Hacé de cuenta que estás en tu casa y tenés varias habitaciones. Si tenés varios espejos para colocar, probablemente coloques uno en el baño, otro en tu habitación y otro en el hall de entrada. No necesariamente vas a guardar todos los espejos en un mismo cuartito porque necesitas usarlos en distintas situaciones.

 

 
 Hacé de cuenta que estás ordenando tu casa // Ph:  Irene van der Poel  en  Unsplash

Hacé de cuenta que estás ordenando tu casa // Ph: Irene van der Poel en Unsplash

 

 

Lo mismo pasa con tus archivos. Los videos familiares no tienen el mismo uso que los videos que creaste para tus cursos. En tal caso crearás una carpeta de Video Lecciones dentro de la carpeta de Cursos Online. Entonces, cuando estés trabajando en la creación o actualización de tus cursos, sabés que todo lo que necesitás para esa tarea está en el mismo lugar.

Ahora, algo importante a tener en cuenta es que una vez que reordenes tus archivos es primordial que mantengas ese orden siempre. Es decir que cuando estés editando una presentación, no debes guardarla en cualquier lado, sino pensar para qué es esa presentación y enviarla a la carpeta adonde pertenece.

Claro que esto requiere una nueva costumbre, pero creeme que una vez que logres hacerlo, ya no se te va a perder nada.

Si bien tenemos un "buscador" de archivos tanto en la compu como en la nube, si manejás mucho contenido o si no recordás exactamente con qué nombre los guardaste, la tecnología no va a hacer magia con vos. Creeme que no es para nada divertido probar variantes de nombres y frustrarte sabiendo que otra vez vas a tener que ir a buscar esa foto de stock que guardaste en una carpeta random.

Es mucho más fácil crear un árbol de carpetas, que aún teniendo muchas más de las que tenés actualmente, todas tienen un origen y un contexto coherente. Más allá de que sólo guardes 4 items en cada carpeta, sabés que cuando necesites esa información, vas a partir de la carpeta base y empezarás a abrir carpetas según en dónde estés trabajando.

 

 Así es como organicé los archivos de este mismo post.

Así es como organicé los archivos de este mismo post.

 

En el caso de tu blog, te recomiendo crear una carpeta por cada mes, y dentro de ellas, una carpeta por cada post. Entonces, cuando vayas a bajar fotos de stock o cuando necesites editar tu borrador o el gráfico de Illustrator sabés que todo está en una misma carpeta.

Luego de ordenar todos tus archivos, podés aprovechar las funciones de tu gestor de proyectos, como por ejemplo Asana, para adjuntarlos a tus proyectos, cosa de tenerlos a mano cada vez que necesites avanzar sobre ellos. De esa forma, sabés que podés acceder a tu información desde cualquier lado, sin necesidad de entrar a la nube o de llevar computadora o tu disco duro a todos lados.

 

 

Organizar tus archivos es una tarea que aliviará tu estrés laboral de una manera tremenda.

Tal vez ahora estés acostumbrada a tu desorden virtual, pero no es necesario torturar a tu cerebro haciéndolo dar vueltas innecesarias cuando podés tener todo en orden.

Con tus proyectos sucede lo mismo. Me imagino que si manejás muchos archivos, es probable que trabajes con la computadora y que planifiques parte de tus objetivos allí. Si ese es tu caso, además de organizar tus archivos, animate a utilizar un gestor de proyectos para organizar y planificar toda tu vida en un mismo lugar.

En Fluir con Asana, un curso online de productividad, te enseñaré cómo podés despedirte de la procrastinación y el estrés al crear tu propio sistema de organización productivo y sostenible en Asana.

Tus proyectos personales son tan importantes como los profesionales, y merecen que le des la misma atención.

¿Tenés proyectos que estás postergando por "no tener tiempo"? Basta de eso, amiga. Si ya estás tomando acción al organizar tus archivos, animate a gestionar esas cosas que tenés ganas de hacer y avanzá en lo que realmente te hace feliz.

Te espero en el curso Fluir con Asana! Hacé click acá para conocer todos los detalles.


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Autora: Gabriela Higa

Hey, soy Gab.

Mi misión es ayudarte a fluir como una ninja para que disfrutes de tu vida, escribiendo a diario en este blog sobre Productividad, Ventas y Visibilidad Online. Tambien ofrezco cursos online para ninjas avanzadas.

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