GTD + Asana: Cómo empezar a usar el método GTD en Asana

¿Estás buscando el soporte ideal para comenzar a aplicar el método GTD a toda tu vida?

En este post te mostraré lo fácil que es hacerlo en Asana y los primeros pasos para lograr bajar el método a esta aplicación, sin estrés.

La semana pasada discutíamos con mi pareja las diferencias entre Evernote y Asana para el método GTD, ya que Evernote comenzó a ofrecer plantillas gratuitas para dicho método.

Resulta que, claro, Evernote y GTD tienen una especie de convenio y por eso se promueven entre sí, pero al saber que Evernote es un archivador más que un gestor de proyectos, de entrada sabemos que le falta algo para ser el soporte ideal para GTD.

Como ya sabrás el método GTD está basado en el best seller Getting Things Done (Organízate con Eficacia) de David Allen.

En este libro, David desarrolla paso a paso cómo organizar todas tus ideas, para que experimentes una vida productiva libre de estrés. El GTD, a mí, me ha cambiado la vida.

El sentir que todo está en su lugar y que no estoy haciendo nada de más ni de menos, me hace fluir como el agua, onda Bruce Lee.

 
 

Bueno, volviendo al método en cuestión, verás que para aplicarlo a tu vida debes utilizar un soporte físico y/o digital para guardar y organizar todas tus ideas, y listar tus próximas acciones, ya que el guardarlas en tu memoria es el principal problema por el cual siempre te estresas.

Hasta ahora muchas personas venían combinando muchos soportes entre sí, como bandejas de papeles, archivadores, varios cuadernos, aplicaciones digitales de productividad, armando una bonita ensalada difícil de sostener en el tiempo. Creo que por esta razón es que muchos abandonan el método.

El secreto, en este caso, está en que sepas aprovechar las funciones de Asana y personalizar su uso para el método GTD.

¿Listo para volarte la cabeza?

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1. Diferenciar Proyectos vs. Tareas en Asana

Si bien puede parecer una obviedad, el diferenciar las funciones de proyectos vs tareas en Asana es el primer paso para comprender con claridad cómo es que vas a bajar el método GTD a este gestor de proyectos.

Los proyectos en Asana son conjuntos de tareas, que se pueden ver en forma de tablero (estilo Kanban) o de lista.

Para el método GTD, lo mejor es usar el formato de Lista ya que es mucho más fácil de seguir tus próximas tareas.

Cada proyecto cuenta con un calendario propio, fecha de finalización, y la posibilidad de combinar sus tareas con las de otros proyectos.

Las tareas en Asana, pueden usarse para todo.

Pueden ser una tarea a tomar acción, pueden ser una nota, un recordatorio, un separador, etc.

Esta flexibilidad es lo que hace que puedas usar Asana para lo que quieras.

Cada tarea cuenta con una serie de funciones a personalizar, como por ejemplo, asignarle una fecha y un horario, configurarla para que se repita, adjuntarle archivos, y lo mejor que tienen es que puedes crear subtareas, que a su vez tienen las mismas funciones que las tareas "padres".

Si nunca usaste Asana, te recomiendo que te abras una cuenta y que empieces a experimentar creando proyectos y tareas para que veas cuán flexible es.

NOTA: Equipos

Cuando te registras en Asana con la dirección de correo electrónico de tu negocio (correo@pepito.com) ingresas de forma automática con la vista de Organizaciones, en donde podrás crear equipos.

Los equipos, no necesariamente son equipos de personas, sino que puedes organizarlos en grupos de proyectos. Si trabajas con otras personas, entonces sí le asignarás un lugar a cada una en el equipo que corresponda.


Proyectos de Asana para GTD

Una vez que ya sepas cómo se pueden crear proyectos y tareas, te recomiendo lo siguiente:

Creá proyectos para las listas principales del método GTD, y marcarlos como Favoritos.

Las listas pueden ser:

  • INBOX GTD

  • PROYECTOS

  • ! ESPERANDO

  • REFERENCIA

  • ALGÚN DÍA / QUIZÁ

  • etc.

Las "próximas tareas", te las asignas a ti mismo y las organizas en la pestaña de "Mis Tareas" como veremos más adelante.

GTD + Asana: Cómo empezar a usar el método GTD en Asana

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Por otro lado, puedes crear proyectos en forma de lista para cada uno de tus contextos, como por ejemplo @compras, @llamados, @reuniones, @oficina, @casa, @auto, etc.

También recomiendo usar los proyectos para las listas de referencia, como REF: Cumpleaños, REF: Datos de clientes, REF: Artículos para leer después, etc.


Tareas de Asana para el método GTD

Como vimos recién, las tareas se llaman así, pero se pueden usar para lo que quieras.

Por ejemplo, en el proyecto de REF: Cumpleaños, usas las tareas para nombrar a cada amigo y familiar y asignarle la fecha a cada uno para que aparezca en el calendario.

Si tienes que comprarle el regalo con mucha anticipación, creas una subtarea y te la asignas para que Asana te notifique que ese cumpleaños se está acercando y que debes tomar acción con el regalo.

Es decir que las tareas en Asana, se usan como información de referencia y a su vez se pueden usar como tareas a tomar acción.

GTD + Asana: Cómo empezar a usar el método GTD en Asana

En mi caso, en Asana elijo usar las tareas + subtareas para proyectos simples (hacer un trámite) y proyectos + tareas para proyectos grandes (lanzamiento de producto).

La clave para mantener todo organizado es saber crear secciones y combinar tareas con proyectos.

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2. Efecto dominó: Combina tareas entre varios proyectos

Preparate porque esta es la función que Evernote y Trello matarían por tener.

A medida que avanzas en el método GTD notarás que hay ciertas tareas que pertenecen a determinados proyectos, pero al mismo tiempo comparten contextos con otros.

Imagina que estando en un contexto, vas ejecutando las próximas acciones, y como un efecto dominó avanzas en varios proyectos a la vez!

Así es cómo haces que una tarea aparezca en varios proyectos y contextos a la vez.

Ve a las opciones de la tarea, al botón de los tres puntitos.

Allí verás una opción que dice "Agregar al proyecto".

Abajo de la descripción te dará a elegir otros proyectos y voilá, eliges uno o varios, dependiendo de en qué contexto y proyecto juegue un rol dicha tarea.

agregar al proyecto.jpg

Si tus proyectos y contextos tienen divisiones, la puedes elegir desde allí mismo.

Por ejemplo, suponte que para avanzar en un arreglo de tu casa tienes que llamar a tu amigo para pedirle algo.

La tarea "llamar a Juan para pedirle X" puede estar en el proyecto "Renovar cocina" y en los contextos @llamados y/o @whatsapp.

contexto llamados.JPG

En el contexto @llamados, ves que tienes pendientes varias llamadas, y por x motivo, esta tarde te toca llamar a tu mamá, que está primera en la lista.

Al estar en el contexto de llamados telefónicos, luego de hablar con tu mamá, empiezas a llamar uno a uno a tus pendientes. Entre ellos, aparece tu amigo Juan.

Lo llamas para pedirle la cortadora de cerámica y voilá!

Ya coordinaste la próxima acción del proyecto "Renovar Cocina" gracias a que llamar a tu mamá, hizo que llamaras a tu amigo.

Este efecto dominó hace que avances con agilidad en todos tus proyectos actuales y que, sin darte cuenta, ganes cientos de horas al mes.

efecto domino.jpg


3. Cero excusas para no olvidar: Tareas recurrentes

Mi función favorita de Asana es la de poder configurar tareas recurrentes, una vez para siempre.

Al bajar tus ideas a tu inbox, notarás que hay algunas que se repiten todos los días, todas las semanas o cada mes/año.

Para que no tengas que bajarlas todo el tiempo, determina cada cuánto se repiten y programalas en Asana.

Es muy fácil hacerlo, sólo tienes que ir a Fecha de Entrega, elegir el día en el que te aparecerá por primera vez y abajo del calendario, clicka Configurar para que se repita.

Allí podrás elegir con qué frecuencia te vuelve a aparecer.

Lo más importante para que esto funcione, es que siempre te asignes la tarea a ti mismo (por más que trabajes solo) ya que es la única forma de que te aparezca en el panel principal sin que revises cada proyecto.

Tareas Recurrentes: GTD + Asana: Cómo empezar a usar el método GTD en Asana


4. Tu día a día: Vista de "Mis Tareas" en Asana

Esta es una de las funciones que muy poca gente sabe usar bien, y de ella depende que ames u odies tu sistema de organización.

En la parte de Mis Tareas sólo debes ver lo que te toca hacer cada día.

No lo de mañana ni la semana que viene, sólo lo que te toca hacer hoy.

Es importante que esta lista sea corta y accionable, y que sólo te aparezcan las primeras de las próximas acciones de tus proyectos actuales.

Para ello siempre debes asignartelas, y cuando vas a la vista de Mis Tareas, tocas el círculo azul y le designas cuándo quieres que te aparezca.

Puedes elegir entre Hoy, Próximo o Más Tarde.

Esta parte requiere que seas consciente de que no puedes hacer todo hoy y que tienes una cantidad limitada de horas para terminar la lista.

Mi recomendación es que configures que te aparezcan entre cinco y diez tareas,  y que a menos que las termines, avances en las que aparecen en Próximo.

Recuerda que en esta vista también te aparecen tareas y subtareas recurrentes, según lo que hayas configurado en tus proyectos.

GTD + Asana: Cómo empezar a usar el método GTD en Asana

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5. Se más consciente de lo que estás postergando: Escribe a mano tus tareas diarias

Si bien puedes usar Asana para bajar todo el método GTD, recomiendo que te manejes con una agenda o bullet journal en papel para que puedas escribir las tareas de cada día y las prioridades de la semana.

Está comprobado que la escritura te ayuda a ejercitar tu cerebro, y también te hace más consciente de lo que escribes, que si sólo escribes todo en digital.

Si todos los días listas y tachas lo que vas haciendo, notarás que hay algunas tareas que postergas mucho más de lo que creías. Si sólo las postergas en Asana, tal vez no te des cuenta de las veces que las postergas.

En cambio, si lo haces en papel, en algún momento notarás que escribiste veinte veces lo mismo y que es momento de tomar una decisión sobre esa tarea.

Es probable que la quieras descartar o que la postergues para unos meses más adelante.

Lo importante es que te preguntes por qué no quieres hacerlo ahora y tomar consciencia de ello.

6. Lo que hace Asana sostenible: La revisión semanal

El paso más importante del método GTD, luego de la bajada de ideas a un soporte, es que seas constante con la revisión semanal.

En la revisión semanal te tomas el tiempo de limpiar y ordenar tu sistema de organización, y de pasar por todas tus áreas de responsabilidad para ver en qué puedes avanzar la siguiente semana.

Hacer la revisión semanal en Asana es muy fácil, y se puede programar como una tarea con subtareas.

Esta tarea debes asignartela para que te aparezca cada semana y que destines al menos dos horas en realizarla.

Lo que harás es vaciar tu inbox, tachar todas las tareas finalizadas, revisar los próximos eventos de tu calendario, volver a asignarte nuevas tareas y ver qué proyectos futuros puedes acercar al presente.

En Fluir con Asana te muestro cómo hacerlo de manera stress free.


En resumen

Si quieres dominar el método GTD utilizando Asana como soporte principal, te recomiendo que implementes estas acciones:

  1. Diferenciar Proyectos vs. Tareas en Asana: Haz tus pruebas y mira qué funciones te da cada elemento.

  2. Prueba combinar tareas entre varias listas para crear un efecto dominó.

  3. Configura tareas recurrentes para no olvidarte más de nada.

  4. Organiza la vista de “Mis Tareas” según tu disponibilidad diaria.

  5. Escribe tus tareas diarias a mano para tomar consciencia de lo que postergas.

  6. Haz siempre una revisión semanal.

 

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Autora: Gabriela Higa

Hey, soy Gab.

Mi misión es ayudarte a fluir como una ninja para que disfrutes de tu vida, escribiendo a diario en este blog sobre Productividad y Visibilidad Online stress free.

Tambien ofrezco un curso online de Asana y servicios de Gestión de Pinterest para emprendedoras y marcas con presencia online.

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