Trucos para organizar tus viajes en Asana

Tips de Organización: Cómo organizar tu viaje en Asana #gabrielah #asana #fluirconasana #organizacion #viajes #planificacion #emprendedora #productividad

Ya se viene fin de año y la emoción de tener unas vacaciones, aunque sean pocos días, nos dan un subidón de alegría que nos anima a planificar viajes sólo por el placer de pensar en ellos.

En este post te enseñaré mis secretos de organización digital para que disfrutes de tu viaje libre de estrés gracias a Asana, un gestor de proyectos súper versátil que te facilitará la vida.

Verás que después de organizarte, vas a sentir ese antes y después, en el que no vas a poder creer cómo vivías antes!

Sobre Asana

Si es la primera vez que escuchas este nombre, te cuento que es una aplicación online que te permite gestionar información y tareas que necesitan ser llevadas a la acción para lograr distintos objetivos. Es una aplicación tan versátil que la usan empresas grandes como Facebook y Google, y mortales como yo, que trabajamos por cuenta propia.

Tips de organización de viaje, con o sin asana

Antes de mostrarte paso a paso cómo te recomiendo planificar un viaje con Asana, te voy a pasar algunos consejos que son aplicables a cualquier sistema de organización.

Es decir que lo podés usar con tu bullet journal, agenda tradicional, Trello, Google Calendar, etc.

a. Haz una lista sólo con referencias

Cuando organizas cosas que vas a hacer, muchas veces encuentras información muy importante que no implica acción alguna hasta el momento del viaje, como por ejemplo, los restaurantes que vas a visitar. Bueno, al menos para mí es un dato mega importante - #foodiealert!

  Como verás, AMO a las Misias pero Viajeras (canal de Youtube).

Como verás, AMO a las Misias pero Viajeras (canal de Youtube).

Tal vez mires videos de Youtube o leas artículos de blog que te resulten interesantes y quieras guardar esa información de referencia que sólo usarás cuando estés de viaje.

Para eso, te recomiendo crear una lista con varios segmentos sólo para volcar la información en un mismo lugar. De esta manera, cuando estés en el destino, no tendrás que volver a googlear adónde ir a comer, sino que ingresas a tu lista de referencia y ahí encontrarás todo lo que recolectaste con anticipación.

b. Haz una lista de próximas acciones

Así como separás la información de referencia en varias categorías, hay que notar la diferencia entre acciones y datos importantes.

Por ejemplo, un dato importante sería la tasa de cambio entre tu moneda y la moneda local. Ese es un dato que por sí solo no implica acción. En cambio, el averiguar dónde hay casas de cambio cerca de tu hotel sí es una acción que debes realizar en algún momento.

Por eso, siempre que planifiques un viaje, tratá de recordar todas las acciones que has hecho en viajes anteriores y anotalas en una lista.

Si nunca viajaste, y esta es tu primera vez, te paso unos ejemplos que yo considero recurrentes:

  • Decidir destino de viaje

  • Crear una lista de referencia en Asana sobre el destino

  • Armar un presupuesto estimado para el viaje

  • Investigar qué documentación necesito para viajar

  • Decidir fechas de viaje

  • Crear un alerta en Skyscanner sobre pasajes de avión en la fecha elegida

  • Notificar a mis colegas que me iré de viaje

  • Comprar pasajes

  • Investigar en qué parte de la ciudad / región me conviene quedarme.

  • Buscar alojamientos en Airbnb / Booking en esa región.

  • Reservar alojamiento

  • Anotar todos los datos del alojamiento en mi lista de referencia

  • Crear lista de cosas que voy a llevar

  • Comprar X.

  • Avisarle a mi banco que me voy de viaje

  • Habilitar seguro de viaje de mi tarjeta de crédito

  • Investigar si hay cajeros automáticos en la zona a la que viajo

  • etc, etc.


c. CREA tus propias reglas

Cuando planeas tu viaje hay tantas cosas que suceden alrededor que es muy fácil sentirse abrumado por lo que uno “debe hacer”. Lo pongo entre comillas porque en realidad, si te organizás con tiempo podés decidir qué hacer con todo lo que vaya surgiendo.

Por ejemplo, si trabajas por cuenta propia puedes fijarte la regla en la que te permites tomar trabajos hasta una semana antes de viajar y programar citas una semana después de regresar, cosa de tener tiempo para relajarte en pre y post viaje.

Otra regla que podés crear es qué cosas comprar y qué no, mientras estés de viaje. Yo a veces determino que compro souvenirs para todos (armo una lista) o no compro souvenirs para nadie. De esa manera no me quedo recalculando sintiendome mal por haberme olvidado de traerle un regalo a fulanita. Cuando fui a Brasil y compré ropa, me puse la regla de sólo comprar prendas básicas, de excelente calidad, que estuviera en mi paleta de colores. Creeme que así fue muy fácil hacer shopping, y me traje justo lo que quería.

Ahora que tenemos las pautas básicas más claras, pasemos a la acción en Asana.

Organizando tu viaje en Asana paso a paso

  1. Creá un proyecto exclusivo para el viaje

Tomando toda la información anterior, creá un proyecto en Asana en donde puedas volcar absolutamente todo lo que quieras sobre tu viaje.

Siempre recomiendo que el nombre del proyecto sea el objetivo, entonces acá sería: “Viajar a Perú en Marzo 2019”.

Los proyectos se pueden crear en forma de lista o tablero, y yo te recomiendo que lo hagas en lista porque es mucho más fácil de navegar en el móvil, cuando estés de viaje.

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2. Arma secciones dentro del proyecto

Para armar un secciones en la lista, simplemente debes colocar dos puntos al final del nombre de la sección.

Por ejemplo: “Lista de Referencias:“. Al agregar dos puntos, la línea se verá así:

secciones.JPG

Las secciones que te recomiendo armar son:

  • Próximas acciones:

  • Esperando:*

  • Lista de Referencias:

*Nota: La sección llamada “Esperando” es fundamental y aprendí a usarla gracias al método GTD o Getting Things Done de David Allen. Bueno, en realidad casi todo mi sistema de organización está basado en este método. Todo lo que esté en la sección de “Esperando” me indica que no puedo tomar acción hasta cierta fecha o hasta que suceda algo que no depende de mí. Acá pondría, por ejemplo, que estoy esperando a que la embajada me notifique de mi visa antes de ir a buscarla. O sea, hasta que no me digan que mi visa está lista, no puedo hacer nada, pero sé que en algún momento tendré que ir.

3. Listar próximas acciones y agregar información al proyecto

Una vez creadas las secciones, simplemente vas escribiendo cuáles son las siguientes acciones que debes realizar, siempre empezando por las más cercanas. Lo mismo con la información que vas recolectando. En lugar de dejar todo en la pestaña de favoritos del navegador, copia y pega la información que más te interese en la parte de Referencias.


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4. Toma acción!

Creeme que si te organizas y tomas acción en este proyecto, tu sueño se hará realidad. Puede que antes de decidir la fecha de viaje tengas que juntar X cantidad de dinero y que el pensar en las próximas acciones te motive a generar nuevas ideas de ingresos o métodos de ahorro que antes no habías pensado.

La clave de organizarte es saber que en algún momento, lo que planeas se va a hacer realidad, así que más allá de listar todo lo que puedas en tu lista de Asana, procura siempre tomar acción en lo más cercano, por más mínimo que sea.

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Extra Tip: Si sos de las personas que trabajan bien bajo presión, como es mi caso, fija fechas y asignate tareas claves para terminar ciertas acciones aunque todavía no tengas confirmado el viaje. Luego, en tu vista de calendario podrás ver cómo irás avanzando hacia el gran objetivo y llegará un momento en el que el viaje será INEVITABLE.

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5. Revisa, revisa, revisa.

No importa para cuándo hayas planeado tu viaje, el tip más importante que debes anotar es este porque es lo que te hará avanzar a pasos agigantados.

Te reto a que todos los viernes hagas una revisión semanal, en la que te pongas al día en tus objetivos y que veas cuánto vas avanzando cada semana.

En la revisión semanal tendrás la oportunidad de descartar ideas que ya no te gustan, cerrar acuerdos y planear los siguientes días para estar más cerca de ese gran viaje.

Siempre que puedas, revisá tu proyecto de viaje y tratá de avanzar en lo que se pueda sabiendo que la fecha está cada vez más cerca, y que ese restaurante que te enamoró en Youtube se está por hacer realidad.


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Autora: Gabriela Higa

Hey, soy Gab.

Mi misión es ayudarte a fluir como una ninja para que disfrutes de tu vida, escribiendo a diario en este blog sobre Pinterest para Negocios, Productividad y Visibilidad Online.

Tambien ofrezco un curso online de Asana y servicios de Gestión de Pinterest para emprendedoras y marcas con presencia online.

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