3 Claves para crear un sistema de organización productivo y sostenible

Si llegaste al punto de sentir que debes organizarte para no perder la cabeza, te aplaudo de pie.

Seguramente la estás rockeando en muchos niveles y por eso tenés muchas cosas para hacer o para organizar.

Para que sigas avanzando sin querer pegarte un tiro en medio de la semana, quiero compartirte algunos secretos de organización para que puedas crear tu propio sistema super productivo.

Obvio! Más vale que podés armar tu propio sistema, y es lo más conveniente también, porque vos te conocés mejor que nadie.

3 Claves para crear tu propio sistema de organización productivo y sostenible #productividad #organizacion #asana #habitos #gabrielah

 

  1. Decide ser flexible

Tal vez sientas que la palabra sistema te está imponiendo una estructura inamovible con un montón de restricciones, pero en realidad no debería por qué ser así.

Un sistema en realidad es un conjunto de prácticas que, juntas, están probadas para lograr cierto objetivo.

Si decidís que tu sistema sea flexible, entonces creás reglas que te permitan variar algunas prácticas sin perder de vista el objetivo.

Por ejemplo, cuando organizas tu semana, en lugar de planificar cada día con exactitud, dejás uno o dos días libres.

Las tareas importantes las colocas en los días que decidís trabajar, y cuando lleguen los días libres, según cómo estés de energía decidís descansar o seguir trabajando.

Lo más probable es que si lograste fluir en los días con tareas asignadas, vas a querer seguir avanzando en ellas en esos días “libres”. Si sentís que no hace falta trabajar, te tomás el día.

De esta forma, los días que te toca trabajar los aprovecharás más, porque sabés que después tenés la posibilidad de descansar.

Es como que tentás a tu cerebro con un fin de semana más largo, sin prohibirle que trabaje cuando se le de la gana.

En mi caso, por ejemplo, dejo los viernes libres sólo para hacer la revisión semanal.

No me asigno tareas ni reuniones porque quiero que el viernes sea un as en la manga.

Si estoy super motivada con un proyecto, los viernes los uso para seguir avanzando en ellos y de alguna manera siento que estoy “tomando ventaja” de mi fin de semana largo sin sentirme mal por no descansar.

Después, hay viernes en los que llego más cansada, y me lo tomo libre.

En realidad no es que me maté de lunes a jueves o que tuve la suerte de terminar todo rápido, sino que soy proactiva al decidir que trabajar los viernes es opcional.

 

2. Planifica descansos (siestas)

¿Tann flexible vas a ser, Gaby?

Está científicamente probado que el hábito de tomar siestas aumenta la productividad personal.

Es diez mil veces más efectivo que tomar un café y más saludable, obvio. Si creés que dormir la siesta es de vagos, ¿sabés qué?

Dormir la siesta es un signo de que cuidás tu cuerpo y tu cerebro porque tenés grandes objetivos por delante. Vagos son los que duermen todo el día sin cuestionarse cómo pueden cuidarse para aportar más valor al mundo.

Aparte, no tenés que dormir tres horas.

No, por favor, mantené tus siestas de 20 minutos y experimentá estos beneficios científicamente probados por Sara Mednick, autora de Duerme la siesta y cambia tu vida:

  • Aumentas tu estado de alerta

  • Mejoras tu rendimiento motriz

  • Mejoras tu precisión

  • Tomas mejores decisiones

  • Aumentas tu percepción

  • Te preservás y parecés más joven

  • Mejoras tu vida sexual

  • Bajas de peso

  • Reducís las probabilidades de surfir diabetes, paros y ataques cardíacos

  • Reducís el estrés y estás de buen humor

  • Aumentas tu creatividad

  • Mejoras tu memoria

  • y más...

En caso de que te lo estés preguntando, no. Dormir la siesta no afecta tu sueño de noche.

El secreto es que sea de 20 minutos y que sea un mínimo de 3 horas antes de irte a la cama.

 

3. Organízate por contextos

Este secreto lo tomé del método GTD (Getting Things Done) de David Allen, el cual sugiere que te organices por contextos y no sólo por proyectos.

Un contexto es un conjunto de circunstancias que rodean un hecho o un espacio.

Por ejemplo, tu casa es un contexto distinto de una biblioteca. No te comportás de la misma forma ni hacés las mismas cosas en ambos lugares.

Lo mismo cuando vas a comprar algo. A menos que compres absolutamente todo online, cuando estás en la calle comprando estás en un contexto distinto.

Entonces, cuando hagas tu to-do list o tu lista de tareas, probá organizar tareas por contexto.

Si sabés que los días de compras son los martes o los sábados, asegurate de listar para ese día en el contexto "Compras" todos los mandados / trámites que debes hacer fuera de tu casa.

No es necesario que salgas para cada trámite, si organizás tu agenda de forma tal que puedas hacer todos tus mandados de una vez, verás que ahorrás un montón de energía y tiempo, aún haciendo todo lo que debías hacer.

Hacé de cuenta que contrataste a un cadete (empleado que hace compras y mandados) y que le listás todo lo que debe hacer.

Seguramente te va a molestar saber que te olvidaste de asignarle algo, y que tengas que cortar tu flow, saliendo a comprar el cartucho de la impresora que necesitás usar más tarde.

La idea de contextos la podés usar para todo. Hasta para el Facebook.

Si, por ejemplo, debes programar una serie de publicaciones, cambiar tus fotos de portada, responder comentarios, etc, listas todas esas tareas dentro de la lista del contexto "Facebook", la cual tiene un día y horario asignado.

De esa forma, sólo te enfocas en hacer lo que debes hacer, sabiendo que no debes volver a Facebook en otro momento ni que debes quedarte paveando. Sos tu propia cadete, y cobrás por hora.

Si no aprovechas bien el tiempo delegado, perdés tiempo y vos perdés dinero. ¿Qué harías con un cadete que se cuelga y tarda mil horas porque se queda mirando lo que publican sus amigos en Instagram?

En mi caso le debo casi todos mis avances a esta idea.

En Asana, tengo un listado de contextos, los cuales diferencio con un @ adelante de la palabra para saber que me estoy refiriendo a un contexto y no a un objetivo. Por ejemplo, el que me ahorra tiempo al salir es el contexto @compras.

La semana pasada, gracias a ese listado, en un mismo día logré ir a 4 bancos, de los cuales en 2 tuve que esperar un montón para hacer trámites.

Aproveché a llevar mi libro para leerlo mientras.

Después, compré un teclado de pc en una casa de computación, aceite de coco en la dietética, y productos de cosmética en una perfumería.

Todo en 3 horas.

Capaz que suena a pavada, pero imaginate si para cada cosa hubiese salido en distintos momentos...

Como verás, estas prácticas son super personalizables, desde flexibilizarte planificando días libres y siestas, y probar distintas formas de listar tus tareas. Todo depende de lo que vos quieras y necesites en el momento.

 

Todo depende de lo que vos quieras y necesites en el momento.

La clave para que todo esto funcione y no se te pierda nada, es que vuelques tu sistema a un soporte que sea fácil de usar y que puedas personalizar al máximo.

Un soporte muy común es tener una agenda escrita, pero lo ideal sería que uses un sistema que contenga absolutamente todo.

Si sos mamá o emprendedora, lo más probable es que la agenda te quede corta, por más que uses el método Bullet Journal.

El soporte que yo te recomiendo usar es un gestor de proyectos digital, como el Asana, al cual podés acceder desde la computadora y desde el celular.

 
 

Si querés conocer a fondo cómo implemento un sistema de productividad versátil en Asana, te invito a formar parte del curso online Fluir con Asana, en donde verás paso a paso cómo volcar absolutamente todas tus ideas y proyectos a un sólo lugar sin que se te pierda nada.

Vas a poder organizar todo, absolutamente todo sin perder la cabeza, porque separás tus ideas según contextos y proyectos actuales, futuros y hasta proyectos a incubar!

 

En Fluir con Asana podrás:

  • Tener más espacio mental para fluir creativamente

  • Ganar tiempo para hacer lo que más te gusta

  • Reducir el estrés al máximo

Sumate ahora mismo, te estamos esperando!


mi foto.jpg

Autora: Gabriela Higa

Hey, soy Gab.

Mi misión es ayudarte a fluir como una ninja para que disfrutes de tu vida, escribiendo a diario en este blog sobre Pinterest para Negocios, Productividad y Visibilidad Online.

Tambien ofrezco un curso online de Asana y servicios de Gestión de Pinterest para emprendedoras y marcas con presencia online.

Comparte este post con tus amigos: